仕事のスピードが速い人に共通する9つの習慣!

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菊之進

働く20代のためのビジネス情報専門家。明るく、楽しく、幸せにがモットー!

どうも!菊之進です。

今日は、仕事のスピードが速い人が行っている9つの習慣をご紹介します。仕事にスピード感のあるひと、約束の期日や納期よりも早く完了するひと、残業をせずに質の高い仕事をするひとは日頃からどんなことを心がけているのか。

仕事術に関する書籍や研究論文、実際に僕の周りにいる仕事が速い人の特徴を参考にしながらまとめてました。それではどうぞ!

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菊之進
それではどうぞ!

1.今日やるべきことが明確

仕事のスピードが速いひとは今日やるべき仕事と、それぞれの仕事のゴール、作業の順序が整理されている。そしてそれを、頭にぼんやりと描くのではなく、具体的に書き出したりチェックリストにしている。

携帯したリストをチェックしながら一つ一つ仕事を終わらせることで、ゴール目掛けて迷わず走っていけるのだろう。たとえるならそれは、買い物リストみたいなものだ。リストがあれば買うべき商品が明確なので、お店で迷うことなく商品を選び最短ルートで買い物を済ますことができる。

もしもこの時、リストがなかったとしたらどうなるだろうか。お店についた途端に何を買いにきたのか忘れてしまって、店内を虱潰しにグルグルまわって探さなくてはなならない。そうなると買い物にかける時間は長くなるし余計なものまで買ってしまう

仕事も一緒。頭の中でやることが分かっているつもりでも、リストがないと迷いが生まれる。「次はなにをやるんだっけ?」「何から手をつけたらいいかな?」とぐるぐる思考を巡らせる時間は脳に負荷をかけ気力を奪う

仕事の抜け漏れが生じる可能性も高く、本来やるべきことをおろそかにして場当たり的に余計な仕事をしてしまうこともあるだろう。それは結果的に仕事の質とスピードの両方を犠牲にすることを意味する。

こういった理由から、仕事が速い人は自分のやるべきことをリストにして常にチェックできるようにしている。リストを見ただけで脳内の「今日やること回路」ができあがり、ゴールまでの最速の道のりを進めるようにしているのである。

2.今日やらないことも明確

仕事の速い人は、今日やらないことも明確にしている。やらないことが明確になると、使える時間やエネルギーに余裕が生まれ、やるべきことにその力を注ぐことができるのだ。百聞は一見にしかず、まずはやらないことリストの見本をお見せしよう。

やらないことリストの一例

  • メール処理に30分以上の時間をかけない
  • できない仕事は引き受けない
  • ランチタイムに仕事しない
  • 職場で嫌なことがあっても間に受けない
  • 21時以降は仕事しない
  • 家で持ち帰り残業はしない
  • 一月の飲み会は2回まで。3回目以降は参加しない

などなど。「絶対にやらない」と自分に誓いを立てることで、時間やエネルギーといった限られた資源を温存できる。

これをしないとどうなるのか。ついつい人間というのはやりたいことばかりに目を向けてしまうで、TO DOリストがパンパンになる。「あれもやらなきゃ」「これもやらなきゃ」といった具合に、雑用や急な思いつきまで抱えこんで、時間が足りなくなり、結局大事な仕事に手がつけられなくなる

仕事の速いひとは、余計な仕事に溺れないように、先にやらないことを明確にしている。

3.抵抗感のある仕事ほど着手が早い

仕事の速い人は、嫌な仕事ほど早く手をつける。締め切り直前では動かない。「抵抗感の法則」というものがあって、嫌な仕事は逃避すればするほど、抵抗感が大きくなり、ますます仕事に手がつけられなくなってしまうからだ。

彼らは、抵抗感が大きくなる前に「行動」に移す。早めにとりかかることで、とりかえしのつかないミスや失敗を防ぐことができる。

重要で難しそうな仕事は、小さな仕事が複数にあわさって難しく見えているだけ。どんな大仕事も細分化すれば取り掛かるストレスも下がる。

小さなタスクに落とし込んだら、あとは嫌でもとりかかってみる。15分だけでも!と手をつけてしまえばこっちのもの。たとえ小さな進捗でも、嫌だった仕事に着手できた達成感や喜びを噛みしめることができるだろう。

仕事の速い人は、締め切り前に頑張るラストスパート思考ではなく、お題が与えられたらすぐに始めるロケットスタート思考である。

4.マルチタスクはしない

仕事の速い人はマルチタスクをしない。マルチタスクとは、複数の作業を同時に行うことです。たとえば、会議に出席しながら、メールチェックを行ったり、電話対応をしたり、別の案件に手をだしたりすることをいう。

ある研究ではマルチタスクによって生産性が40%も低下することを示している。脳は複数の行動の間をノンストップで行ったり来たりすることを得意としないため、仕事の速いひとはシングルタスクものごとを進めていく。

シングルタスクとは、一度に1つずつタスクを処理すること。目の前の仕事に一点集中することで脳は最大のパフォーマンスを発揮でき仕事も速く終わらせられる。

パソコンと一緒だ。いろいろなアプリを複数起動させると動きが鈍るが、一つだけなら動作が軽くなりサクサク動かせる

5.こだわる必要のない仕事を見切っている

仕事が速い人は、「完璧」ではなく、「最適解」を求める。

完璧とは、一つも欠点がなく完全で、誰から見ても非の付け所がないさまをいう。その一方で、最適解とは、現状から最適と考えられるこたえを示す。すなわち、「自分と相手の双方が納得できる落とし所」と言い換えることができる。一つ例をだそう。

例えば、得意先から〇〇について教えてほしい!と連絡があったとする。これに対して完璧な対応をしようとすれば、直接訪問して、質問されたことだけでなく、その周辺知識まで徹底的に調べあげ対応するだろう。

しかし、得意先からすると、そこまで完成度の高い情報はいらないから、必要な情報だけを速やかに、分かりやすく教えて欲しい。ということがよくある。だからこそ、完璧ではなく最適解なのだ。自分と相手の双方が納得できる対応を心がける。

わざわざ得意先まで訪問する必要がなければ電話一本で済ませる。質問内容も相手が知りたかったことだけを伝えて完了。これでかなりの時間と労力を節約できる。

仕事の速い人は、良い意味で脱力している。全ての仕事を100%、完璧にこなそうなどとは考えない。手を抜くのは手を抜きエネルギーを温存し、本当に大事な仕事に全力で挑もうとする。

6.一手先を読んでいる

仕事が速い人は、先を読んで前倒しで行動できる。何事も先手をうつことで、将来起こりうる問題を未然に防いだり、予定よりも事をうまく運ぼうとする。よりわかりやすくいくつかの具体例をあげてみる。

  • 仕事に必要な知識やスキルを前もって予習しておく
  • 上司やクライアントの思惑やスケジュールを先読みする
  • 万が一うまくいかなかったときの打開策を複数準備しておく
  • プレゼン時に聞かれそうな質問に対する答えを予め用意しておく
  • 大事な商談を成功させるために各方面へ根回しをしておく

このように、あらゆる仕事の場面で先手をうっておけば、スピーディーな仕事ができるだろう。こうした能力は、先読み力とか段取り力、気遣い力などと呼ばれている。一緒に仕事をする相手の本心、心の声に耳を傾けて、先回りしてそれを形にできる人は、大きな成果がついてくる。

7.ミスを減らす工夫をしている

仕事が速い人は、うっかりミスや確認ミスが少ない。それは一度起きたミスを「見える化」しているからである。例えばこんな感じだ。

  • ミスの原因を調べて次は同じことが起きないように改善策を立てる
  • ミスが起きやすい作業を分かりやすくしてマニュアル化する
  • 複雑な仕事はチェックリストをつくって再確認する

過去のミスにしっかりと向き合うことで、同じようなミスの再発を防止できる。

「うっかりしていた。次はちゃんと気を付けよう」と心の中で言い聞かせるだけでは不十分。改善策を立て行動に反映させるところまでできて、本当にミスが減り仕事が速くなる。

8.効率化している

仕事が速い人は、普段の仕事で効率化を図っています。「めんどくさいこと」に敏感で、少しでも脳にかかる負担を小さくしようと色々な工夫をしている。工夫の例を以下にまとめてみた。

  • 手作業でおこなっていることを自動化する
  • PC業務で便利なショートカットキーを覚える
  • テンプレート化で二度手間を防ぐ
  • デスクの上をきれいに整理整頓する
  • 困ったときは一人で抱え込まず周囲に相談する
  • 定期的に自分が無駄なことをしていないかをチェックする

小さな工夫も積み重ねることで、全体的な仕事のスピードアップを図ることができる。

9.学ぶ姿勢がある

仕事が速い人は、日々、自己研鑽を欠かさない。より一層の高みをめざして、自らの知識や能力に磨きをかけている。読書をしたり、仕事ができるひとや早い人の考え方や行動をマネてみたり、専門のセミナーや研修、勉強会に参加したりして、新しい知識を得ているのだ。

またそれと同時に、実務のなかで関連するスキルの向上をねらっている。インプットとアウトプットを繰り返すことで自らの仕事の精度を上げている。仕事の速度は、その分野における知識と経験の量に比例するので、熱心にその分野に打ち込んでる人ほど、スピード感のある仕事ができるようになる。

10.まとめ

仕事が速い人に共通する習慣は次の9点。

  1. 今日やるべきことを明確にしている
  2. 今日やらないことも明確に決めている
  3. 抵抗感のある仕事ほど早く取り掛かる
  4. マルチタスクをしない
  5. こだわる必要のない仕事を見極めている
  6. 一手先を読んでいる
  7. ミスを減らす工夫をしている
  8. 効率化している
  9. 学ぶ姿勢をもっている

以上です。少しでもご参考になれば嬉しいです。応援していますね。それではまた!

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