仕事を効率化する方法7選!仕事の早い人が行う時短術とは

仕事の効率化

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菊之進

働く20代のためのビジネス情報専門家。明るく、楽しく、幸せにがモットー!

どうも!菊之進です。

今回は、仕事の早い人が行っている仕事効率化の方法を7つご紹介します。

仕事を効率化することができれば、時間に余裕が生まれます。早く帰ってプライベートを充実させたり、趣味の時間をふやしたり、資格の勉強をして自己研鑽するなど、使い方は自由です。

しかしそのためには、どのようなことを意識すれば「仕事の効率化」が図れるのか?知っておかねばなりません。仕事の精度を落とさずに成果をあげるための考え方や、具体的な方法をお伝えします。

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それではどうぞ!

1.仕事を効率化するとは?

「効率」について辞書をひらくと次の二つの意味があることに気づく。

  1. 機械などの、仕事量と消費されたエネルギーとの比率。「効率のよい機械」「熱効率」
  2. 使った労力に対する、得られた成果の割合。「効率のよい投資」

つまり、効率化とは、いかに労力をかけずにたくさんの仕事をこなせるか、そして高い成果を得ることができるかに集約される。どうすれば、より少ないエネルギーでたくさんの仕事をこなし成果をあげることができるのだろうか?

2.仕事効率化の近道は3Mを取り除くこと

業務を効率化し生産性を高めるためには3つのMをなくすことが大切だと言われている。3つのMとはなにか?ムリ・ムダ・ムラのことである。

ムリ:能力以上のことをして自分に負荷をかけていないか?無理していないか?
ムダ:余計なことをして自分に負荷をかけていないか?仕事に無駄はないか?
ムラ:完成度にバラツキがないか?仕事にムラがないか?

仕事を効率化する上で大切なことは、一切の無駄を省き、自分に対して負荷をかけないこと。つまり、いかに脳に楽をさせてあげられるかを考えることが肝となる。

3.仕事の効率がよい人の特徴

仕事の効率がよい人には共通点がある。

  • 仕事を全体像をみてからとりかかる(それぞれのタスクに要する時間配分を予想している)
  • 仕事に優先順位をつけている(手を抜くところをおさえている)
  • 仕事に対する目的や目標がある(自分なりに志をもってとりくんでいる)
  • 難しい仕事は細かいタスクに分割するなどして簡素化している
  • (脳の作業効率を落とす)マルチタスクをしない
  • 困った時に周囲の助けを借りている
  • 仕事の効率を上げるツールを使っている
  • 身の回りが綺麗に整理整頓されている

効率よく仕事をする人は、「めんどくさい」ことにとても敏感だ。手間がかかって不快な仕事や、煩雑でわずらわしい仕事があれば、「この作業もっと楽にならないかな?」とか「最小限の労力で高いパフォーマンスを発揮できないか」と考えている。

4.仕事を効率化する7つの方法

①3Mを書き出す

仕事を効率化する上でまずはじめに行うことは、3Mを見える化することだ。自分の仕事を振り返って、ムリ・ムダ・ムラがないかを見つめ直すことから始める。

ムリ:自分の能力を超えた仕事をたくさん抱えて強い不安を感じていないか?あるいは、仕事量が多すぎないか?余計な仕事をひきうけてないか?

ムダ:そこまで重要でないことにこだわりすぎてないか?(メールの返信に時間をかけすぎているとか、作成する会議資料の情報量が多すぎたり、非効率なやり方で作業をしてないか、自動化・機械化できることをて作業でやってないか)

ムラ:自分の理解している仕事ばかりに手をつけて、難しいとおもった仕事を後回しにしていないか?先送りにするのはどんな仕事か?

まずは、紙とペンを用意して3Mを書き出してみよう。その一つ一つと向き合い、具体的な解決策を出し、行動をかえていくことで仕事効率化につながる。

②今日やることリストの作成

朝一番に、今日やることリストを作成しよう。ToDoリストをつくることで、脳にかかる負担を減らすことができる。例えば、スーパーに食材を買い出しにいくことを想像してほしい。

必要な材料をメモせずに出かけた時は、「あれっ何買うんだったけ?」「買い忘れてたものないよな…」って心配になるだろう。これは脳にとって負担になる。

では、買うものリストがあったらどうだろうか?お店でメモを読み返せるので何一つ買いわすれる心配がなく脳に対する負荷も最小限である。

仕事におけるto doリストも、食材の買い出しメモと同様。to doリストがなければ、「今日は何からはじめるんだっけ?」と行き当たりばったりで仕事をこなしてしまい、後から作業の抜け漏れが発生したりする。これらは脳にとってストレスだ。

しかし、to doリストがあれば、今日やることは何か?明確にわかっているので、心に余裕をもって目の前の仕事に没頭できる。リストに優先順位をつけたり、作業終了時間の目安なども記載しておけば、一仕事おえるごとに達成感が得られるだけでなく、どの仕事に時間をかけすぎているかも見えてくるので一石二鳥。

③朝一のゴールデンタイムをうまく活用する

同じ1時間でも朝と夜の1時間は、作業の質に大きな違いがでる。朝は元気なので仕事は捗るが、夕方になるとどうしても脳がダラっとしてしまう。この現象は脳科学でも明らかにされている。

そのため、朝は集中力の必要な重要度の高い仕事をやるようにして、夕方は疲れていてもできる単純な仕事をやるようにしよう。この順番を間違えると仕事の効率が一気に下がりますので気をつけてほしい。

夕方の疲れ切った脳には、集中力を必要とする大きな仕事には向いていない。朝なら1時間で終わる仕事も、夕方だと1時間半〜2時間ちかくかかってしまう。さらにヘタをすると、「重い仕事だから明日でいいや」といって後回しになるかもしれない。後回しにすればするほど心が拒否反応を示し、重大なミスや失敗を引き起こすリスクも上がる。

以上の理由から、「集中力を使う系の仕事」は、なるべく朝のゴールデンタイムに終わらすように心がけてみよう。

④報連相はシンプルに

上司への報告・連絡・相談に限らず、会議で自分の意見を発表したり、お客さんに説明したりするときも、なるべく簡潔に伝えるように意識しよう。

仕事で話すときは、最初にバシッと結論をつたえることを意識して、話に本筋に関係の無い情報は心のなかにしまっておく。経緯などは相手から聞かれたら答えれば良い。無駄な情報を削ぎ落として伝えることで自分だけでなく相手も楽になる。報連相も効率化できるのだ。

⑤スキマ時間を有効活用

移動時間、打ち合わせと打ち合わせの間、出先での待ち時間などの隙間時間も有効活用できる。オフィスでやる業務を補完するようなイメージで、5ー10分あればれきる仕事をこなしていく。

たとえば、

  • 今日の日報の要点を箇条書きに書きだめておく
  • ToDoリストの見直し
  • 明日以降のスケジュールの見直し
  • ニュースのチェック
  • メールチェック&返信
  • 電話連絡
  • ネットを使った調べ物
  • 提案書や企画書の骨組みつくり
  • 資料のチェック&作成
  • バッグの中身の整理整頓
  • 経費の領収書の仕分け

などなど。スキマ時間をうまく活用することで、効率よく仕事が片付く。

⑥余計な仕事は引き受けない

断ったら嫌われるかもしれない。そんな思いから、本当はやりたくないのに、嫌な仕事や誘いを引き受けてしまうことがあるだろう。しかし、プロとして自分のやるべきことに注力するためにも、時には断る勇気が必要だ。

「いついつまでに仕上げないといけない資料があってそちらを優先したいんです」などといってうまく断ろう。

余計な仕事を毎度引き受けてしまうと、相手はあなたのことを、頼めばなんでもやってくれる人と勘違いする。3回頼まれたら2回は断るといったように自分ルールをひいておくと楽だ。

断れない人が断り上手になる!たった一つの公式とは?という記事で、うまく断りを入れるコツを紹介したので、興味のある方は是非参考にして欲しい。

⑦整理整頓する

一般的なビジネスパーソンは「探し物」に年間150時間を費やしているという調査結果がオウケイウェイヴ総研から出ている。これを1日になおすと約36分も探し物をしている計算で、とても無駄な時間である。

散らかったデスク周りから、欲しいものをすぐに取り出せる状態にするためにも、整理整理しよう。整理整頓の本来目的は、見た目の清潔さではない。物を探すという生産性のない時間を減らして、仕事の効率を上げることなのだ。

整理整頓は次の5STEPでおこなう。

  1. すべてのものを取り出す
  2. 必要なものと不要なものに区別する
  3. 不要なものを捨てる
  4. 必要なものを適切な場所に配置する
  5. 使う頻度が多いものほど身近におく

デスク周りがさっぱりすれば仕事も捗ることだろう。

5.まとめ

仕事効率化は、いかに労力をかけずにたくさんの仕事をこなせるか、そして高い成果を得るかを目的におこなう。仕事効率化の近道は、3M(ムリ・ムダ・ムラ)を取り除くこと。

一切の無駄を省き、自分に対して負荷をかけないことで、人は高いパフォーマンスを発揮できる。実際に仕事の効率がよい人たちの共通点をみてみると、彼らは「めんどくさい」ことにとても敏感で、少しでも脳にかかる負担を小さくしようと色々な工夫をしている。

仕事を効率化する具体的な方法は次の7つ。

  1. 3Mを書き出す
  2. 今日やることリストの作成
  3. 朝一のゴールデンタイムをうまく活用する
  4. 報連相はシンプルに
  5. スキマ時間を有効活用
  6. 余計な仕事は引き受けない
  7. 整理整頓する

あなたの仕事が今よりもさらにスピードアップできることを願っています。それではまた!

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