メール処理を効率化!大量のメールを短時間で捌く8つのコツ

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菊之進

働く20代のためのビジネス情報専門家。明るく、楽しく、幸せにがモットー!

どうも!菊之進です。

日本ビジネスメール協会によると、日本のビジネスパーソンは、1日平均13通送信し、39通受信しているとのこと。

仮にも1通読むのに必要な時間を1分、書く時間を5分とすると、トータルで毎日2時間近くをメール業務に費やしている計算になるのだから驚きだ。

もし、1日のメールにかける時間を半分にすることができれば、1ヵ月で約20時間も節約できるからすごい。これは、効率化しない手はないね!それでは早速、ビジネスメールを効率化する8つの方法を紹介するよ。

こんなあなたへ

  • 1日に十通以上のメールを処理している
  • 一通のメールを処理するのに30分かかることもある
  • メールチェックや送信の時間をなるべく短縮したい

記事の内容を動画で聞きたい人はこちら

▶︎YouTube:毎日のメール処理を効率化!大量のメールを短時間で捌く8つのコツ

菊之進
それではどうぞ!

1.テンプレート化

メールは一から作るよりもテンプレートを準備して、ケースバイケースに合わせて利用するのが一番早い。

挨拶文、お礼文、依頼文、お詫び文、催促文、案内文、報告、相談、お祝い文、質問文、日程調整などなど。

用途ごとに型を作成しておけば、次回からはそれを修正するだけで、素早くメールを送ることができる。尚、ビジネスシーン別のメールテンプレートはこちらビジネスメール文例が参考になるよ。

2.辞書登録しておく

「いつもお世話になっております」や「〇〇株式会社の〇〇です」などの常用句は、仕事で使うパソコンに単語登録しておくと便利!必ず登録しておこう。

参考サイト:単語登録でパソコン仕事を高速化!登録すべき実用単語15選

3.短い連絡事項は件名に書ききる

わざわざ本文に書くまでもない手短な用件は、件名に入力するだけで十分。例えばこんな感じに。

例)【○月○日○時】〇〇さんの歓迎会決定。詳細は後日改めて(本文なし)

件名欄で済ませることができれば、自分も相手も本文を開く手間が省けて楽できるメリットがある。

4.チームメールに慣用句はいれない

同じチームの中で「お疲れ様です」「お忙しい中失礼します」などの挨拶文は不要。たった一文でも毎日何通も頻用して、それが数ヶ月、数年と続けば膨大な時間のロスに繋がるから。

もしあなたが、無駄な言葉のやりとりが多いチームに所属しているのなら、チーム内で「時間短縮・業務の効率化」という観点から、メールのスリム化について提案してみてもいいかもしれない。

5.添付ファイルは極力つけない

メールフォルダは受信箱だけでなく送信箱にも限界がある。あなたにも経験があるかもしれないが、あまり大きいファイルばかり送っていると、すぐにメール容量が限界になり、今度はメールを消す作業に時間を取られてしまう。

これが意外とストレスになるし、大きなサイズのメールを送った相手にも迷惑をかけてしまう。解決策としては添付ファイルはなるべくなくすのがベスト。どうしても送りたい場合は、共有フォルダなどに入れてそのリンクだけを送信するようにしよう。

6.ワンメールワンメッセージ!

一つのメールにあれもこれもかくと、文章がぐちゃぐちゃになり、かえって作成時間に手間取ってしまう。基本は一つの要件につき一つのメール。用件が二つあるなら二通のメールを、三つあるなら三通のメールを送るようにしよう。その方が早い。

7.結論、理由、具体例、結論の流れで

文章を書く際は以下の手順で書くことをおすすめする。

結論→理由→具体例→結論

一般的にこの流れで書くと、少ない字数でコンパクトにまとまり、相手にとって素早く伝わる文章になる。また、要所要所で箇条書きも使おう。全体的な文字数を減らす工夫も大切だ。

8.返信不要ならその旨をかく

メールを返す際に、「このメール返した方がいいかな…。いや、返さなくてもいいかな」と悩んだことはないだろうか?同じように相手を悩ませないためにも、自らメールを書いてその返信が不要の場合は、以下のように一言添えておくと親切だ

  • 「このメールへのご返信は不要です」
  • 「ご確認いただければ、返信はどうぞお気遣いなく」

などとと入れておこう。

9.まとめ

以上8点。テンプレート化する、辞書登録する、件名で完結する文章は本文不要、チーム内ではお疲れ様はいらない、添付ファイルは極力なくす、ワンメールワンメッセージ、文章は結論→理由→具体例→結論の流れでかく、返信不要ならその旨を書く。ぜひ試してみてほしい。

メールにかける時間を今の半分にできれば大きな余裕が生まれるから。頑張って、応援しているよ。それではまた!

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