日報がめんどくさいと感じた時に参考になる日報の書き方6選

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菊之進

働く20代のためのビジネス情報専門家。明るく、楽しく、幸せにがモットー!

どうも!菊之進です。

やっと仕事終わったーと思ったら、日報書くのを忘れていて。いざ書き始めると、今日の収穫なんだったかなーって思い出すのに手間取って。気がついたら作成まで30分もかかってしまったなんて事ありますよね。

そんなあなたに、めんどくさい日報をサクッと書き上げる6つのコツを紹介します。

記事の内容を動画で聞きたい人はこちら

▶︎YouTube:めんどくさい日報を超短時間で的確に仕上げる時短術6選!

菊之進
それではどうぞ!

0.日報の作成に時間がかかる理由

日報作成に時間がかかってしまう理由は主に次の3点。

  • 1日の終わりに一気書きするため思い出すのに時間がかかる
  • 何を書けば良いのか漠然としている
  • 作文が苦手

日報を書くときは1日の最後で疲れているため、雑になって、書き損じも生じやすく、脳も疲れているので時間がかかってしまう。より早く、より的確に、より上司が納得する日報を書くコツは次の章にまとめたよ。

1.できるだけ短い文章で箇条書きにする

日報-箇条書き

百聞は一見に如かず、AとBを見比べてみてほしい。どちらが楽できて、分かりやすいかは一目瞭然だ。箇条書きにすると読みやすくなるだけでなく、頭も整理される。

2.to doリストに肉付けする

いつも書いている「to do リスト」をそのままコピペして、日報用に少し文体を整えるだけでも、ずいぶんと日報作成がスムーズになる。

リストの内容に、学び(好事例・失敗例)や課題(解決しなければならない問題点)、改善策(次に活かすための具体的な行動)といった肉付けをしよう。

3.数字を入れると具体的になる 

CとDを見比べてみてほしい。どちらも内容は同じなのに、Cの方が分かりやすく頭に入ってくる。日報を書くときの注意点は、抽象的な内容をだらだらと書かないこと。逆に、具体的な数値を入れてサクッと短くまとめた方が、自分だけでなく見る人も楽になる。

4.誤字・脱字チェッカーをつかう

作成した日報に間違いかないかをチェックする際にお勧めなのが、誤字・脱字チェッカーだ。誤字脱字を自動で見つけだしてくれるツールはたくさんあってどれも無料なので活用しよう。仕事疲れのヨボヨボの目を酷使するよりも早く賢く間違いを教えてくれる。

誤字脱字チェッカー:日本語文章構成サポート

5.テンプレートを作っておく

日報を書く際に、毎回毎回、白紙から書き始めると時間がかかってしまう。あらかじめ日報の見出しや箇条書き部分などが書かれたフォーマットがあった方が取り掛かりやすく時間短縮になるのでオススメ。

メールテンプレート:業務日報の書き方と例文

6.役立ちそうな内容を都度メモしておく

人はすぐ忘れてしまう生き物だから、大事な情報は新鮮なうちにメモしておこう。ちょっとしたスキマ時間にメモアプリなど利用して、仕事中に得た学びや課題、改善策などをストックしておくと良い。

あとは簡単。ストックした情報を、あらかじめ作っておいたテンプレートにコピペするだけで、サクサクと日報が仕上がっていく。

7.まとめ

以上6点、箇条書きにする、to doリストを貼り付ける、数値を入れる、誤字脱字チェッカーを使う、テンプレを使う、都度メモしておく。ぜひ試してみよう。

手間のかかる日報でも「ごく簡単な、自分の成長日記」をつけているんだと思ったら楽しくなる。応援しているよ!それでは、また。

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