仕事の優先順位の付け方!成果を上げるポイントはたった一つ

仕事の優先順位の付け方

ABOUTこの記事をかいた人

菊之進

働く20代のためのビジネス情報専門家。明るく、楽しく、幸せにがモットー!

どうも!菊之進です。

経営コンサルタントとして世界中から支持されるスティーブン・R. コヴィー氏の『7つの習慣』から、成果を出すために重要な優先順位のつけ方を紹介します。

こんなあなたへ

  • 仕事の優先順位の付け方で悩む
  • 何から着手するべきか分からない
  • メインの仕事と雑務をこなすのに精一杯
  • 本当にやりたいことや挑戦したいことが後回しになってしまう
  • 持ち帰り残業が多い
  • 効率よく仕事したい
  • 成果をだしたい

記事の内容を動画で聞きたい人はこちら

▶︎YouTube:仕事の優先順位の付け方!成果を上げるポイントはたった一つ

菊之進
それではどうぞ!

1.仕事の優先順位の付け方

コヴィー氏は、仕事の優先度を「重要度」と「緊急度」の面から次の4つの領域に整理し、次の①〜④の順にタスクを分けてとりかかることを推奨している。

  1. 重要度が高く、緊急性も高い仕事 
  2. 重要度が高く、緊急性は低い仕事 
  3. 重要度が低く、緊急性が高い仕事
  4. 重要度が低く、緊急性も低い仕事

2.仕事の生産性の高い人の特徴

コヴィー氏曰く、生産性の高い仕事ができる人は、前述した優先度の②ができる(おろそかにしない)人だという。『重要度が高く、緊急性は低い仕事』とは、具体的にはどんな仕事のことだろうか。いくつか例を出してみる。

  • 長期的な成長と継続的な成果を得るための勉強
  • 感謝、感動されるレベルでの顧客への貢献
  • 事業を飛躍させるアイデアを考える
  • 大きなビジョンを描く計画づくり
  • 誰もが一定のレベルで実践できるプロセスづくり
  • クレームが起きないための仕組みづくり
  • そのままにしておくと大きな問題になることへの対処
  • 表面的でない深い人間関係づくり

これらの仕事は、あなた自身が成果をだすためにも必要不可欠で、会社の将来にも大きく影響する仕事となる。

3.仕事の生産性が低い人の優先順位の付け方

コヴィー氏によると、緊急性の高い①と③の仕事ばかりに没頭して、重要度の高い②の仕事ができていない人は、生産性が低いという。たしかに、僕自身にもそういうところがある。気を抜くと①と③の仕事に溺れてしまい、結局大事なことが後回しになってしまう。

①は文句なしで大事だが、③は②よりも大事だろうか?③の中には「本当はそこまで必要ないのに勝手に重要視、緊急視して、やらなきゃいけない仕事化しているもの」が隠れていたりする。

たとえば、得意先からのメールや電話に返答をしたり、会議資料の準備をするなどは、本当に緊急で今すぐやるべきことなのかを考えてほしい。「早い方が良いに決まってる」。たしかにそう思う人は多いだろう。

しかし、そのような仕事をたくさん抱え込んでしまっては、②が疎かになることは必至。②が疎かになれば、仕事に対するやりがいや達成感も見出せず、仕事に対するおもしろみが半減する

だからこそ、コヴィー氏の提案通り、①の次は②をする。最後に余った時間を③に費やすことが大事になる。「限られた時間のなかで③をするのだ」という覚悟をもたないと③は増え続ける。

③が増える理由は②より楽だから。②は0から1を生み出す仕事で気力も体力も使うから、目先の簡単で早くこなせる③に逃げてしまいたくなる気持ちもわかる。しかしやはり、生産性を上げる仕事をするという意味では、②は避けて通れない。

では②の仕事をするためにどうしたら良いだろうか。

4.生産性の高い仕事をするための3つのコツ

①重要な仕事は午前中に取り掛かる

1日のスケジュールを立てるときに、午前中に②の仕事を強制的にいれてしまおう。そうすれば嫌でも取り掛かかることができるから。

なぜ午前中かというと、午後より午前の方が「ウィルパワー」と呼ばれる意志の力が働き、思考系の仕事をするのに頭がよく働くから。ウィルパワーは大事な仕事をする上で欠かせない概念で、集中力が途切れない!意志の力「ウィルパワー」とは何か?の記事に分かりやすく解説したので、是非チェックしてみてほしい。

②重要性の低い仕事は手抜きする

メールチェックや報告書の作成、発表資料のデザインに時間をかけすぎることはない。日々のタスクの中でさほど重要でないものは、どうしたら楽できるか効率よく進められるかを色々と試してみてほしい。

③余計な仕事を引き受けない

他者の仕事は引き受ければ引き受けるほどキリがないので、上手に断るスキルを備えておこう。断れない人が断り上手になる!たった一つの公式とは?では、上手な仕事の断り方を紹介しているので是非参考にしてみてほしい。

5.まとめ

②の優先順位を疎かにしなければ、③や④の仕事量は自然と最適化される。本当に大切な仕事が見えてきて、やる必要のない仕事はおのずと削れるだろう。高いモチベーションを維持しながら日々の仕事に取り組むためには②の仕事は欠かせない。

決められた時間内で効率よく仕事が終わらせられる、それでいて生産性の高い人を目指して、お互いに頑張りましょう!僕にとっても大きな課題です。それではまた!さようなら。

TOEIC500点以上のあなたに【特別なご案内】

これまで学んだ英語力を活かして在宅英語の副業を始めませんか!?

  • 働きながらでも大丈夫
  • 英語がペラペラ話せなくても大丈夫
  • 1日たったの1時間の学習時間で
  • 時間や場所にとらわれない自由なライフスタイルを実現しよう

世界一ハードルが低い在宅翻訳起業(無料)はこちらから。