仕事の効率が上がる！整理整頓のコツ7選

どうも！菊之進です。

あなたは探し物に時間を取られた経験はないだろうか？僕はよく万単位の高額な領主をなくてしてしまい、その度に見つけられず悔しい思いをした経験がある。

• 「あれっない！あの書類どこにしまったかな」
• 「あのデータ…どのフォルダに入れたっけ」
• 「ヤバい、どうしよう…接待で使った領収書がない」

文具メーカーコクヨの調査よると、一般的なビジネスパーソンは、書類探しに年間で150時間も失っているとのこと。これを1日あたりに換算すると、毎日約35分も探し物をしていることになるというから驚きだ。

さて、このように探し物で余計な仕事を増やさないためにも、日頃から身の回りを整理整頓しておきたい。そこで今回は、僕自身実践してみて探し物をすることがほとんどなくなった、「整理整頓のコツ」を7つ紹介しようと思う。

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菊之進

それではどうぞ！

1.使わないものは捨てる

これを機に、あなたの周りにある半年以上使っていないものは捨ててしまおう。

不要なものを手放すことは断捨離と呼ばれているが、その効果は想像以上で、身の回りをキレイさっぱりするだけでなく、今まで無駄な物にかけていた時間やエネルギーまでも取り戻すことができる。

物が捨てられない！と困っている人は「一増一減ルール」がおすすめ。新しい事務用品や書類を一つ増やす毎に、必ず一つ使わないモノを捨てると決めてしまう。そうすればプラマイゼロで今以上にモノが増えることはない。

2.モノの置き場所を決める

片付いた部屋をキープするためには、物の定位置を決めることが大切だ。コツは、同じ種類のモノはなるべくまとめておくこと。文房具、オフィス用品、パソコン周辺機器、書籍といったジャンルごとに統一しておくとムダがない。

3.使用後は元の定位置に戻す

元の位置に戻しておけば、再び使用するときも探し回る心配がないし、他の人も同じものを使いたいときに分かりやすい。あらかじめ置き場を決めて、いつもその定位置に置いて、使い終わったらすぐに元に戻すことを習慣付けよう。

4.使用頻度の多いものは近くに置く

よく使うものは、自分の近くの取り出しやすいところに備えよう。取り出しから戻すまでの動作をなるべく少なくすることで余計な動作を減らすことができる。

一動作ごとに節約できる時間は小さいかもしれないが、チリも積もれば山となるで、結果的に大きな時間節約効果を期待できる。

5.収納BOXにはラベルを貼る

ラベルシールなどで、収納の中身を分かりやすく表示しよう。ラベリングすることで何処に何が入っているかが分かりやすくなり、必要なモノがすぐに見つかるようになる。

6.収納は八分目程度に収めましょう

収納スペースは2割ほど余裕のスペースを残しておこう。適度なゆとりがあった方が取り出しやすくスッキリするためだ。

7.定期的に整理整頓を見直しましょう

「整理整頓DAY」などをカレンダーに設けて、定期的に効率的なモノの配置を見直そう。そうすることで身の回りを常にキレイな状態に留めておくことができる。

8.まとめ

以上7点。

• 使わないものは捨てる
• モノの置き場を決める
• 使用後は元の位置に戻す
• 使用頻度の多いものは近くに
• 収納BOXにはラベルを
• 収納は八分目
• 定期的に整理整頓を見直す

ぜひトライしてみてほしい。不思議なことに、整理整頓が上手な人ほど仕事が早く残業が少ない。物や情報の引き出しが早くスムーズであればあるほど、仕事も効率化されていくのだ。