仕事の電話対応が苦手な人へ!電話嫌いを克服する6つの方法

仕事の電話が苦手

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菊之進

働く20代のためのビジネス情報専門家。明るく、楽しく、幸せにがモットー!

どうも!菊之進です。

今回は仕事の電話対応の苦手意識を克服する方法を6つ紹介します。少しずつ実践していけば息をするのと同じくらい電話対応も楽になりますので、安心してください。

こんなあなたへ

  • 仕事での電話対応がとても苦手
  • 焦って緊張していっぱいいっぱいになってしまう
  • 言葉に詰まったり、失敗して恥をかくのも怖い

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▶︎YouTube:仕事の電話対応が苦手な人へ!電話嫌いをキレイさっぱり克服する6つの方法

菊之進
それではどうぞ!

1.仕事の電話〜苦手克服法6選〜

①電話機の操作を完璧に覚える

外線着信に応答する方法、通話を保留にする方法、通話を取り次ぐ方法、発信の方法など。基本的なことですが、まずは電話機の使い方をしっかり押さえることで不安を一つ払拭できる。空いた時間に、電話の操作法「自分マニュアル」を作成しておこう。

②メモとペンを用意しておく

電話がなってからメモとペンを準備していたら時間がかかるし焦ってしまう。そうならないためにも、即座に取り出せて、いつでも対応できるように予め準備しておこう。

③白紙のメモは使わない

白紙のメモ用紙に聞いたことを殴り書きしていると、途中で何を聞くべきか忘れてしまったり、内容がぐちゃぐちゃになって後から見返した時に分かりづらくなってしまう。

これを回避するために、あらかじめ何を確認したらいいのか分かる、メモのフォーマットを作成しておこう。【どこの・誰が・誰に・どんな要件で】などをメモの見出しに書いておけば、安心して電話対応することができるだろう。

④基本のフレーズを覚える

「お電話ありがとうございます」「株式会社○○の○○です」「いつも大変お世話になっております」「只今確認いたしますので少々お待ちください」「申し訳ございません、お電話が少々遠いようでございます」「もう一度お願いいたします」「◯◯でございますね。ただいまおつなぎ致します。少々お待ちください」「戻り次第こちらから折り返しお電話差し上げてもよろしいでしょうか?」「復唱いたします」「ご指摘いただきありがとうございます」

などなど、電話対応でよく使われるお決まりのフレーズを覚えてしまうと楽。呪文のように唱えて頭にたたき込んでおこう。

⑤第一声をしっかりと

「はじめよければ終わりよし」ということわざがあるように、電話対応も最初がうまくいけば、終わりもうまくいくことが多いです。まずは、電話を受けた際の「お電話ありがとうございます。株式会社○○の○○です」を自信を持って言えるように練習してみてみよう。一気に全部完璧にしようなんて思わずに、一つまた一つと少しずつ対応の仕方や言い回しを身につけていったら良いのだ。

⑥声の大きさや話すスピードに気を配る

自分の声を録音してみて「第3者」として客観的に聞いてみるといいかもしれない。小さな声でボソボソと話してないか?必要以上に早口になっていないか?聞き取りにくいところはないか?などチェックできるから。

自分が思っている自分の声と、録音上の自分の声は意外と違っている。その違いを確認して、今よりも良い声が出るように、ほんの少しの発声練習を心がけるだけでも、印象ががらりと変わってイメージアップに繋がる。

2.まとめ

①電話機の操作を完璧に覚える②メモとペンを用意しておく③メモにアレンジを加える④基本的なフレーズを覚えてしまう⑤第一声をしっかりと⑥声の大きさや速さに気を配る。

是非、トライしてみてください。実を言うと僕も入社して3年目くらいまで電話が苦手でした。電話の音を聞いたら「お願いだから…他の誰かが出てくれないか」と心の中で願っていたものです。

そんな僕でも数をこなしていくうちに慣れてきて、少しずつ上手に対応できるようになれたので、あなたもきっと大丈夫です。今は大変だと思いますけども頑張ってみてください。応援していますね。それではまた!

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