20代が現場で役立つ!仕事の効率を上げる11のコツ

仕事効率化のコツ

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働く20代のためのビジネス情報専門家。明るく、楽しく、幸せにがモットー!

どうも!効率エンジニアの菊之進です。

前回、仕事のミスが多いあなたへ〜ミスを減らす!対策16選〜の記事を書いた後。

読者さんから仕事の効率UPのコツも教えて欲しいと強い要望が (*゚v゚*)

そこで今日は、仕事を効率よく行うコツを紹介するよ!

プラスαで、仕事の効率を上げるビジネス本とグッズも紹介。

この記事はこんなあなたにおすすめ。

  • 次から次へと新しい仕事が舞い込み、本来の仕事がおぼつかない
  • TO DOリストの仕事が全然減らない、仕事が終わった気がしない
  • パフォーマンスを上げたいけれど、集中力が持続しない
  • やるべきことを後回し、締め切りギリギリになってしまう
  • 人の倍時間がかかる
  • あっ今何やろうとしてたんだっけ?が多い
  • 仕事のミスが多い

そろそろ楽になろう!?

明日からノー残業!

もー誰にも迷惑をかけない!

仕事の効率が悪くて悩んでるあなたに、僕のとっておきを紹介する。

1. 仕事の効率を上げるコツ11選

仕事の効率を上げる方法。

それはいかに、無駄な時間を省いて、限りある時間を有効活用できるかにかかってるのだ。

① メモを日報にする時短術

日報は一日ごとに行う報告作業。

その日あったことをその日の最後に思い出して書いてない?

ちょーー時間のロスだよ!

それに加えて、内容も薄くなりがち。忘れちゃうからね。

ということで、

思い出すよりも、報告する出来事が起きたらすぐメモ取る!

そしてそのメモを、1日の最後につなぎ合わせたら日報完成

僕はiphoneのメモに記載したものを、メールで送って日報にしてたよ。

効率化のコツは、マイクの音声入力でメモ!

日報は5分以内に終わらさなきゃ、時間が勿体無いね。

思い出すよりも、よっぽど早くて正確なので是非お試しあれ(*゚▽゚)ノ.

② 自分の中にゴール(目標)と締め切りを作ること

仕事を効率化するために大事な2つのマインドセット。

それは自分の中にゴールと締め切りをかすこと。

何をいつまでに終わらすか。

これを意識すること。

たったそれだけで、納期が1ヶ月から3日になった強者を僕は知っている。

なぜこんなにも納期が短縮したのかというと。

仕事の全体像を意識して、限られた時間の中で、必要な力だけを100%出し切ることができたから。

曖昧で分かりづらいかもしれないけれど、

納期1ヶ月の時は、自分のなかに締め切りが無かった・・

とにかくいい物を作ればいいんだって、相手が求めること以上を追求し、時間がかかったのだ。

納期3日に短縮できた時は、自分の中に締め切りを作った。

そして相手が求めることだけに100%集中し、余計なことをしなかったのだ。

例えば、納期が遅い人の特徴は、相手がりんごジュースって言ったのに。

りんごサワーの方がうまいからって出してるってこと。

相手は、りんごジュースで満足なのにね!

要は親切の押し売りよ、それが為にえらく時間がかかっていた。

相手のことを思う気持ちは大事なんだけれど、度が過ぎないように気をつけよう!

いやいや待ってよ。

俺は余計なこともしてないのに、遅いんだ!

って場合は、夜に予定を入れるのはどーかい?

  • 宅配便の再配達の時間を明日の夜に設定する
  • クリーニングを夜持っていく
  • 友人と飲みにいく約束を入れる
  • 夜のジムの予約をする
  • 夜どうしても見たいテレビをチェックしておく

朝から、ヤベェ、今日の夜は予定あるんだ!

って思考回路でシャキシャキ仕事が捗る。

③ 優先順位はつけちゃダメ!これが仕事の効率を下げる原因

どんな会社でも優先順位をつけろっ!て教育してるけれど。

僕はこれを真っ向から否定する。

優先順位つける時間がもったいなくね!?って。

自分のタスクを、重要度と緊急度に分けて・・・

重要度と緊急度が高いものが第一優先・・

お次に大事なのは、重要度が高くて、緊急度が低いもの・・

って理屈ばっかり先行してるけど。

自分のタスクって100くらいあるんだよね。

いちいち仕分けするのに気力というエネルギーどんだけ必要なん?

というか、言い出しっぺが継続してるの見たことないわ。

つまり、使えない理屈ってこと。

あなたがやるべきことは、今日やることと明日やること

この2つに分けることで、細かい優先順位づけは不要。

みんな余裕がないのは、今日やる事に、今日やることを追加してるから。

加えてそれに優先順位までつけているから。

それが心をむしばんでいるんだよ。

できない事にエネルギー使っちゃダメ。

大事なことは、今日やることを増やさない事。

当日舞い込んだ仕事は、明日やることに追加しよう。

そうすることで、心にゆとりを持って今日という1日が過ごせるから

詳細は、タイムマネジメント実践!毎日1時間早く仕事を終える方法にまとめているよ。

読んだら、既定概念がぶっ壊れる。

今まで教えてもらったことは何だったんだろうって。

④ 20分間寝て、パフォーマンスを回復させよう

短時間のお昼寝で体力、注意力、集中力、記憶力、そして判断力が回復することが分かっている。

NASAの宇宙飛行士を対象にした実験では、25分間の昼寝判断力が35%用心深さが16%が上昇したとのこと。

かくいう僕も、営業時代は15分ほどのお昼寝して午後から復活していたことを思い出す。

ただし気をつけないといけないことが2点。

1点目は、昼寝の時間は20分程度にしておくこと。

30分を超えるとノンレム睡眠、深い眠りに入ってしまうから。

もう一点は、目を覚ました時に光を浴びること!

十分な光を浴びることで覚醒できるから。

これで仕事の効率も向上する。

⑤ 複雑な作業はマニュアルにすると効率が上がる

とんこつスープのレシピの様に、複雑な仕事はマニュアル化をオススメする。

豚骨スープのレシピ

豚骨スープのレシピ 出典:cookpad 濃厚豚骨スープ♪

例えば、豚骨スープ作る時に、毎回味見しながら、

「う〜ん、これが足りない。あれが足りない。あっ入れすぎちゃった」

みたく、感覚で調味料を継ぎ足していたら

同じ味を再現できないどころか、味付けに失敗するよね。

これは仕事でも一緒。

特に複雑なタスクは、あらかじめチェックリストや進行表を作っておこう。

そうすることでミスなく確実にやり遂げることができる。

コツは、自分の記憶に頼らないってこと。

記憶探しの旅すると、時間も気力もロスが大きいから。

マニュアルがあれば、無意識でスイスイできちゃうよね。

最初に作るのは面倒だけど、後々のために作っておこう!

⑥ 同じようなタスクはまとめて行いスピードアップ!

同時に複数のタスクをしない方が集中できる。

メールが来るたびに今の作業を止めてチェックしてる。

電話が来るたびに、今の作業を止めて電話に出る。

このような今やる!すぐやる!精神は危うい。。

なぜならその度に今やっていた大事な仕事の集中力を失うから。

緊急のメールや電話なんて、正直に1日1つあるかないか。

メールの件名に至急!がなかったり、電話に留守電やメッセージも残さない呼びかけは後回ししよう。

メールは3時間おきにチェックする。電話は2時間おきにチェックする。

など、チェックする回数を減らそう。

そしてまとめてチェックしよう。

その方がよっぽど効率的で、ミスも減るのだ。

⑦ 仲間に頼ることも大事

得意な人に得意なことを頼む。

僕は、経費精算が苦手

苦手なことは、普段から仲良くさせてもらっている事務員さんに相談。

ほぼ丸投げの相談にも関わらず、手伝ってくれる。

代わりに僕はパソコンが得意なので、事務員さんが困ってる時に助けに行く。

持ちつ持たれつな感じ。

そうすると、僕自身も相手自身も苦手なことをしないで済む。

余計な時間やエネルギーをカットでき、本来の仕事に打ち込める

全部自分で抱えこまずとも、時に相手に頼っても良いのだ。

⑧ 仕事環境を変えること。最も集中できるところで!

集中できない環境で仕事しないが鉄則。

自分が集中したくてもおしゃべりの同僚に邪魔されるなら、

会議室を借りるくらいの気概が必要。

人は集まるとダラける癖がある。

なんだか皆、全体の速度に合わせる癖もある。

そこから脱するのだ!

一番、落ち着く環境を自ら作り、仕事の効率を上げて行こう。

⑨ デスクトップ画面を整理整頓する

嘘の様なホントの話。

デスクトップ画面がゴチャゴチャしてる人は、残業する傾向が強い。

僕なりに理由を考えたんだけれど、多分これ。

ゴチャゴチャしすぎて、必要なものを探すときに時間かかりすぎなの。

一つのものを探すのに、10秒かかるとしたら・・・

それを一日20回するだけで200秒もロスしてるじゃん。

200秒真剣にもの探してごらんよ。

これだけで相当、神経削るよ!

ということで、効率化するコツは2つ。

1つは、デスクトップの整理整頓

いつか使うだろうから捨てられないってファイルは取っておかない!

ゴミフォルダを作成して、そこにぶち込んでおこう。(完全に消去しなくていいから)

デスクトップに出しておくのは、今週使うフォルダとゴミフォルダくらいでいいよ。

もう1つのコツは、PC内検索を使って、探したいファイルの名前を入力すること。

Windows10ならタスクバー左下の検索で。

Windows10 – タスクバーの検索ボックスを使ってみよう – PC設定のカルマ

Macなら【Command + F】で検索できるよ。

Macでファイル名検索する方法のまとめ / Inforati

毎日の事だから、塵も積もれば山となる。

相当な労力カットになる!

⑩ PCのショートカットキーで効率化

パソコンでの事務作業が当たり前の時代。

いかに素早くPCを扱えるかが、仕事効率の向上の肝となる。

以下に最低限、覚えて欲しいショートカットキーを紹介するよ。

慣れたら、どえりゃーー差がつくので。覚えてね!

Windows10の場合

【ファイルを全選択】Ctrl + A

【閉じる】Ctrl + W

【ウィンドウ画面の切り替え】Tab + Alt

【コピー】Ctrl + C

【ペースト(貼り付け)】Ctrl + V

【カット(切り取り)】Ctrl + X

【前の動作に戻る】Ctrl + Z

【上書き保存】Ctrl + S

【プレビューの確認と印刷】Ctrl + P

【デスクトップの表示】Windows + D

MACはこちら。省略してごめんね!

Mac のキーボードショートカット – Apple サポート – Apple Support

⑪ 辞書登録を活用して効率化

これめちゃくちゃ便利で、仕事の効率化には欠かせない。

にも関わらず9割の人がやってない知っ得情報!

例えば、メールで以下の文章を頻回に使うって事あるよね。

「いつも大変お世話になっております」

「桃太郎電鉄の鈴木です」

「何卒よろしくお願いいたします」

「田米開(ためがい)課長」

これいちいち手入力してたら、相当のロスよ!

仕事効率化のために、定型文は辞書登録しとこっ♪

辞書登録しておくと、先ほどの文章がたった数文字の入力すれば、変換候補として出現する!

「いつも」

「桃」

「何卒」

「田」

たったこれだけ入力して、変換すれば先ほどの文章が出てくるよ。

めっちゃ時短でしょ。

設定方法は、Windows10でユーザー辞書に登録して文字入力と変換の効率を上げよう …をご参照あれ。

Macは、Mac – よく使う単語をユーザー辞書に追加/削除 – PC設定のカルマをどうぞ。

2. 仕事の効率を上げるグッズ13選

このコーナーでは、多くの人から高い評価を得てるグッズのみ紹介するよ!

さあさぁ寄ってらしゃいみてらっしゃい。

Amazon Echo Dot Newモデル

◎おすすめポイント

一言で例えるなら、超優秀なあなたの秘書

  • 音楽かけて!ラジオかけて!
  • アラームをセットして
  • 今日のニュース教えて
  • 本を読んで
  • 明日の予定を教えて
  • 明日傘いる?
  • 新宿高島屋の営業時間は?電話番号は?
  • 100たす30は?
  • 富士山の高さは?
  • 買い物リストにビールを追加して
  • タクシー呼んで
  • レシピ教えて

なんでも教えてくれるし、やってくれる。

仕事の効率が上がること間違いなし!

名前はアレクサ。

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AQUA COTON コトン チェリーレッド ハイアール

◎おすすめポイント

持ち運び可能!あなた専属のクリーニング屋さん

  • コーヒー・ワイン
  • ファンデーション・口紅
  • 食べこぼしの汚れ

ドンとこい!ランチの最中に汚した服もコレ一本。

時間が経ってシミになっちゃう前に、レスキューできる心の友。

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グランズレメディ

◎おすすめポイント

臭い消しのプロ中のプロ。

得意分野は蒸れた靴の放つ異臭。

「消臭スプレー何それ?そんなので消えるわけないでしょう」

「私があナタの足の匂いを消して差し上げます」

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万能クリップ マグネットクリップ 6色セット

◎おすすめポイント

ただのクリップ!?

いやいや侮ることなかれ。

  • メモクリップ
  • スマホスタンド
  • ケーブルバンド
  • 冷蔵庫マグネット

好きな形にグネグネ曲がる何でも屋。

いろんな用途あり、Amazonの写真でイメージできるよ。

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オート レターオープナー 

◎おすすめポイント

小さくて便利な奴!

一度使ったら手放せない。

それが購入者の印象。

スピーディーで切れ味抜群。

大量の封書を開けるのにとても役立つ。

ハサミやカッターの時代は終わったね・・

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Sugoiti ワイヤレスポインター プレゼンター

◎おすすめポイント

  • ベストセラー1位商品
  • PPT、Keynote、preziに対応
  • PCとの距離最大20mのワイヤレス性能
  • スライドの前進、戻り、開始、停止ボタンも有り
  • 赤くて綺麗なレザーポインタ

縁の下の力持ち。あなたのプレゼン効率を支えます!

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IKSTAR 低反発クッション オフィス 椅子用

◎おすすめポイント

僕が毎日使ってる低反発クッション。

とにかくこいつと一緒なら仕事が捗る。

何もなくても、ただこいつに座りたい。

こいつ有るのと無いのでは、お尻の負担感が雲泥の差

本当に楽だよ。腰への負担も少ない。

意外と通気性がよくて蒸れない。

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キングジム ペンスタンド 

◎おすすめポイント

  • デザインもコスパもサイズ良い!しかも軽い
  • 組み立ても簡単で、汚れても軽く濡らして拭き取れる
  • 意外とたくさんの文具が入る

白、青、赤、黄緑、黒の素朴な色、5つから好きなのを選んでね。

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Keynice 卓上USB扇風機

◎おすすめポイント

  • ベストセラー1位
  • 強力な風量なのに静音!
  • 首が上下左右に360度調整
  • 風力は2段階切り替え
  • USBポート差し込むだけで簡単
  • クリップで挟み、色々なところに設置可能!
  • 本体だけでも自立可能

暑い夏のデスク周りはこれで乗り切ろう!

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パナソニック 電動歯ブラシ ポケットドルツ

ランチの後の歯磨きにいかが?

  • 携帯に便利なキャップ付き
  • 会社で使っても安心!控えめな動作音
  • 音波振動で手磨きよりツルツルの歯に
  • 白と黒の2つのカラーラインアップ
  • 電池は一日2分仕様で3ヶ月持つ

何と言っても、シックな見た目でかっこいい。

お口スッキリ!仕事の効率も上がるでぃ。

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PLANEX ホテルWiFi ちびファイ3

出張が多いリーマン向け!

◎おすすめポイント

ホテルに有線LANがあれば、自分だけのwifi環境を作れちゃう。

収納式電源プラグでスッキリコンパクト!

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モバイルバッテリー Qi ワイヤレス充電 10000mAh 急速充電

◎おすすめポイント

  • ケーブル要らず、手軽に無線充電可
  • リアルタイムでバッテリー残量が見える
  • 意外と軽い!
  • 役立つ内臓スマホスタンド
  • 無線充電*1、有線充電*2の最大3台で同時に快速充電

スマホは仕事の必需品!

外出先でモバイルバッテリーがあれば、もう怖く無い。

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IB SOUND加湿器 スチーム LED 7色変換ミニ卓上加湿器 

◎おすすめポイント

  • カラフルなLEDライトが搭載、七色に光るイルミネーションを楽しめる
  • 柔らかい光を見るだけで、疲れや悩みも和らいじゃう
  • 嬉しい空焚き防止と自動停止機能搭載
  • 事務所にも親しみやすい落ち着いたデザイン
  • 6時間連続使い可能
  • USBで使える
  • 室内の空気に水分を加えて乾燥を防ぐことができる!

優しいミストがあなたを包み込む。冬場に最適

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3. 仕事の効率が向上するおすすめ本

仕事ができる人の最高の時間術

成功してる人としてない人の差は「才能」や「センス」、「努力の量」ではなかった。

その答えは「時間の使い方」にあったのだ。

本書は「限られた時間の中で、最高の結果を出す方法」を紹介するが・・

単なる時間術の本ではなかった。

足元の時間の使い方を勉強しながら、人生をどう生き抜くかといった

まさに人生の攻略本。

究極の時間術スキルをご賞味あれ。

Amazonで仕事ができる人の最高の時間術 の評価と価格を確認する

 

たった1秒の最強スキル パソコン仕事が10倍速くなる80の方法

マウスを使わないパソコン操作、Excel、Wordの時短ワザ、ネット検索術!

パソコンで仕事をする誰にでも役立つ、本当に実用的なものだけ集めたぜ。

  • 頑張っているのになかなか仕事が終わらない…
  • もしかして、自分のパソコンの作業は遅いのでは?
  • もっと効率のよいやり方はないだろうか

PC業務が多いあなたに本書がおすすめ。

Amazonでパソコン仕事が10倍速くなる80の方法 たった1秒の最強スキルの評価と価格を確認する

 

「仕事ができるやつ」になる最短の道

毎日2万人以上が訪れ、月間150万PVを誇る「仕事の本質」を突いた人気ブログ。

「Books&Apps」の著者が初めて明かす、“仕事ができるやつになる法則”

小手先のテクニックでは無い仕事ができる人の条件。

目から鱗。常識が覆されるけれど納得せざるを得ない話。面白い話。

とにかく読先が気になって読み込んでしまう。

じっくりと努力を成果に変えていきたい。

将来ビッグになりたい!そんなあなたにおすすめ。

Amazonで「仕事ができるやつ」になる最短の道の評価と価格を確認する

4. まとめ

仕事を効率よくこなすコツは、時間を上手に使うこと。

時間のロスを省く事で、自由に使える時間がどんどん増えていく。

この分野(俗に言うタイムマネジメント)は学校で教わらない。

タイムマネジメント実践!毎日1時間早く仕事を終える方法

難しい関数の計算をやるよりも、よっぽど大事なスキル。

だと僕は思う。

これ授業の科目に取り入れるべきよ。

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