説明下手を改善する3つの方法!伝わる話には『型』がある

説明下手を改善する方法

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菊之進

働く20代のためのビジネス情報専門家。明るく、楽しく、幸せにがモットー!

どうも!菊之進です。

今日は、説明下手を改善して相手に伝わる説明力を身につける方法を紹介します。

こんなあなたへ

  • 説明が下手で、思っている事がサラサラ言葉に出ない
  • 話し相手に自分の意図が伝わらないばかりか、誤解釈されてしまう
  • 論理的に組み立てて話そうとしても、口に出すとぐちゃぐちゃになる
  • 職場でわかりやすい説明ができず、上司とぶつかってしまう

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菊之進
それではどうぞ!

1.なぜ説明下手になってしまうのか

①話の要点を整理できていない

何を伝えたいのかボンヤリした状態で話始めると、「自分の頭に思い浮かんだ順序」で話してしまう。しかし、大切なことは「相手が聞きたい順序」で話すこと。

実は多くの人が受け入れやすい「話の構成」には一定の型がある。ここさえ押さえてしまえば、格段に説明が上手になるので安心してほしい。この記事の後半でご案内する。

②情報量が多すぎる

あれも大事、これも大事。全部伝えなきゃと事細かに詳しく話そうとすると、結果的に時系列や会話の内容がバラバラで掴み所のない話になったりする。聞いてる人も頭の整理がおいつかない。人が一度に記憶できる物事は、せいぜい3つか、4つだけなのだ。

③話の内容がアバウト

「もう少し待ってください」や「在庫はかなりあります」という説明は一見問題ないように見える。しかし、聞き手側としては「どれくらい待てばいいの?」「かなりあるってどれくらい?本当に大丈夫なの?」みたいに不安になる。

より具体的に「明日の午前中に終わらせます」や「在庫は残り5つあります」と言ったほうが相手からの印象が良くなる。

2.説明上手になる方法

①相手が聞きたい順序で話す

多くの人がこの順序で話されると「わかりやすい!」と感じる、話の構成順序がある。PREP法と呼ばれる手法で、実際に僕も動画の構成を考えたり、記事を書いたり、プレゼンをしたりする時に活用している。次の4つの流れを意識して話そう。

①P=Point(結論)
②R=Reason(理由)
③E=Example(事例、具体例)
④P=Point(結論を繰り返す)

例えば、PREP法を用いて、上司に企画を通したいときの事例はこちら。

①結論:〇〇の企画を開催したいと考えています。
②理由:今、世間も〇〇に関連する話題で賑わってるからです。
③具体例:新聞各社で大きな見出しとして取り上げられていますし、お客さんに行ったアンケートでも興味のある話題ランキングで1位を取得しています。さらにライバル社でまだ取り上げていないので、うちが業界に先駆けてこのテーマを扱うことで、よりお客さんの心を掴むことができると考えています。
④結論:そう言ったことから、〇〇の企画を開催したいと思うのです。

このような流れで話をすることで、相手側も話のイメージがしやすくなる。

②PREP法は小分けして良い

前述したPREP法を小分けしてよい?とはどうゆうことなのか。

一度に全部、結論-理由-具体例-結論をいうと、プレゼンみたく長くなってしまう。また気持ち的に一杯一杯になって、話がぐちゃぐちゃになりやすい。そうならないためにも、話す内容を小分けしておこう。

予め、話す内容を小分けしてメモ用紙などに書いておくのがおすすめ。それができてから相手に話しかけよう。

まずは最初の結論だけを言って相手の反応を見てみる。「〇〇の企画を開催したいと考えています。」

すると相手からは。「ふーん、それで?どうしてやりたいの?」「うまくいくの?」などと返ってくるはずです。

次に理由の部分を話しましょう。そうやって各ステップごとに、相手の反応を確認しながら進めていけば、お互いの意思疎通もうまくいくこと間違いない。

③話す前に文章化する

伝えたいことを話すまでに時間の余裕がある時は、一度文章に起こしてみよう。メモアプリで構わない。PREP法を意識して文章にすることで、頭の中が整理されボンヤリとしていたことが見えてくる。

PREP法をつかうと、自分の主張したいことや、相手が納得するであろう話の材料を見つけなきゃいけないので、訓練を重ねれば自然と説明上手になる

この作業はまさに料理と一緒。

たとえば、ガパオライスを作ってみたいと思ったら、ボンヤリした材料や料理手順では作れない。肉、卵、パプリカ、ナンプラーといった素材や、ごま油や豆板醤といった調味料を、きちんとした手順で調理することで、多くの人が納得する味が完成する。

上手に説明したいと思ったら、伝えたい言葉のレシピを事前に組み立てておこう。

3.説明上手になる方法のまとめ

①相手が聞きたい順序で話す(PREP法)②PREP法は小分けして良い(相手の反応を見ながら使う)③話す前に文章化する(頭が整理される)

以上です。ぜひトライしてみてください。応援していますね!それではまた。

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