新人の仕事が遅い時の対処法9選!スピードアップの秘策とは

新人の仕事が遅い

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菊之進

働く20代のためのビジネス情報専門家。明るく、楽しく、幸せにがモットー!

どうも!菊之進です。今日は、仕事が遅い新人の特徴と早く仕事をしてもらうための方法をご紹介します。

こんなあなたへ

  • 新人の仕事がおそい
  • そのせいで自分の仕事量も増えてしまう
  • イライラしてストレスが溜まってる
  • 早く仕事を終わらせてもらうために、どのように接したら良いのかわからない

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菊之進
それではどうぞ!

1.仕事が遅い新人の特徴10選

①時間感覚がない

いつまでにやらなきゃという考えが甘く、締め切り当日になったり少し過ぎたりする。

②細かいことを気にしすぎる

あまり重要でないところに拘っていたり、些細なところでつまづいてずっと悩んでいる。

③非効率なことを繰り返している

時間がかかる作業を改善せずに繰り返している。

④物覚えが悪い

何度も同じことを繰り返し確認してくる、仕事の流れや具体的な作業イメージがついていない。

⑤大事なことを後回し

苦手な仕事を後回しにするのが癖になっていて、仕事全般がたまっていく。

⑥責任感がない

最終的に誰かが助けてくれるだろうという考え方をしている。

⑦コミュニケーション不足

確認しないと先に進めないような仕事もギリギリで自分の中に溜め込んでいる。

⑧言われたことだけやっている

指示された内容そのままをこなす、仕事の本質を理解していないので、とっさの時に臨機応変な対応ができない。

⑨デスク周りが散らかっている

必要な仕事道具を探すために余計な時間がかかってしまう

⑩言い訳をする

自分の非を認めない人は仕事内容もなかなか改善されない。

以上10点、仕事が遅い人は必ずどれかに当てはまっている。

2.早く仕事をしてもらうための方法9選

①「なぜ仕事が遅いのか?」分析する

本来30分で終わるべき仕事に1時間以上かけているのなら、その人の仕事をよく観察してみる。

どの作業に時間がかかっているのか?改善できるところはないか?なぜ遅いのかがハッキリしていれば、効果的な策が練ることができる。

あなた自身が多忙で、いちいち観察している時間を取れない時は、スケジュール表を作らせて「一日の段取り」を書かせてみてほしい。

「何時から何時は〇〇をする」といった内容で一日の流れを書いてもらい、そのスケジュールに不備がないかをチェックです。

問題なければ、次はそのスケジュール通りに本人が稼働できたのか?を確認する。稼働できていれば良し、そうでなければ、どの作業でどこにつまづいたのか?を把握して改善点を教えてあげよう

少し面倒かもしれませんが、これを日課にして数週間か数ヶ月繰り返していけば、徐々に仕事が早くなってくる。

②仕事の優先順位を確認する

仕事が遅い人のスケジュールを確認するときに次のことをチェックしてみてください。

「やった方がいいこと」>「やらなければいけないこと」になっていないかどうか。

仕事において「やった方がいいこと」はいくらでもあるため、これを優先させてしまうと「本当にやらなければいけないこと」が後回しになってしまう。気付いたら締め切り前夜か当日に取り掛かるといった最悪の事態を招くのだ。

仕事が遅い人が先延ばしにしやすい仕事内容として、次の3つが挙げられる。

  • 難しい仕事
  • 複雑な仕事
  • 初めて取り掛かる仕事

彼らのスケジュールを確認するときに、これらの仕事が後回しになっていないかどうかもチェックしてみてみよう。後回しになっていたら、早く手をつけられるようなスケジュールに改善してもらう。

③やらないことを決める

仕事が遅い人は余計なことをしていることが多い。どうでもいいところに拘っていて、そのせいで本来時間をかけるべきところが手薄になっていたりする。なので無駄なことをしていないかチェックしよう。やらなくてもいいところを探し出して徹底することで、仕事の効率もアップする。

④本質も教えてあげる

表面的なところだけでなく本質も教えてあげることが大切。HowじゃなくてWhyの部分も教えてあげてください。

ノウハウだけ教えていると、何か問題があったり予想外の出来事が起きたときに、咄嗟の対応ができないからだ。いわゆるマニュアル人間になってしまう。

そうならないためにも、Whyの部分。なぜこの時にこの対応が重要なのか?なぜこの書類も提出しなければいけないのか?などなど教えてあげる。仕事の本質がわかった途端に、一気に仕事が早くなる人もいるので試してみよう。

⑤質問しやすい環境を作ってあげる

予め質問の時間を決めておくのがお互いにとっていい。

例えば、「18:00〜18:15の間は、毎日自由に質問していいよ。分からないことがあったらこの時間までに箇条書きで整理してきてね」とこんな具合です。

そうすれば、あなたも業務中に度重なる質問攻撃を受けずにイライラすることがないし、相手もこの時間なら教えてもらえる!質問できるんだ!と安心できる。

ただし、「緊急の時はこれに限らずに聞いていいからね」と一言伝えておこう。

⑥期限を設定させる

納期ギリギリ=学生まで。社会人になったら納期3日前が最低限のマナーと口を酸っぱくしていっていいと思う。実際に仕事ができる人は、自分から「いついつまでに仕事終わらせます」と言うことができる。

自分の口から納期を発することで自分自身にプレッシャーをかける効果もあるし、仕事を依頼した相手も安心する。そういったことから納期は自分で決めさせて最低3日前に完了するように指導しよう。

⑦整理整頓する

デスク周りを綺麗にするよう促してみる。大事な書類もまとめてわかるところに整理する。不要なものは廃棄する。一般的なビジネスパーソンは探し物に年間150時間費やしているという調査結果もあるくらいで、仕事が遅い人は余程散らかしていることが推測できる。綺麗に整理してもらおう。机だけでなく頭の整理もできて仕事もスピードアップする。

⑧テンプレートを作ってもらう

得意先のメールなどもイチから作っていると時間がかかる。何度も何度も打ち直し、考え、打ち直し…消して、打ち直し…とやっていれば非効率。雛形を作らせて後から何度も利用できるようにしよう。そのほかチェックリストの作成もオススメ。確認ミスが減って仕事がスピードアップする。

⑨一緒になって残業してはダメ

自分の仕事は自分でやらせるようにしよう。手伝ってあげればあげるほど、その人は成長できずあなたや他の誰かに依存するようになり、結果的に誰のためにもならないから。

あなたも忙しくなってイライラするだけなので、心を鬼にして「自分の仕事は自分でやるよう」に指導した方がよい。

3.まとめ

仕事の遅い新人の仕事速度をアップする方法は次の9点。

①「なぜ仕事が遅いのか?」分析する
②仕事の優先順位を確認する
③やらないことを決める
④表面的なところだけでなく本質を教えてあげる
⑤質問しやすい環境を作ってあげる
⑥期限を設定させる
⑦整理整頓する
⑧テンプレートを作ってもらう
⑨一緒になって残業してはダメ

是非試してみてください。多くの仕事を抱える中で新人育成するのはとても大変なことだと思いますが、頑張ってみてくださいね。応援しています。それではまた!

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