タイムマネジメント実践!毎日1時間早く仕事を終える方法

time-management

どうも!毎日膨大な仕事量と戦う営業マン、菊之進です。

早速だけれど、この写真を見て欲しい。

大渋滞

大渋滞 引用:花鳥風月

見ての通り、高速道路の大渋滞だ!

「早く目的地に着きたい」

「混みすぎやろ・・どうなってるの」

「あーもう、早く早く早く」

そんな風に思うだろう。

実はこの状況、仕事に追われる状況と一緒なのだ。

まさに今。あなたの中でも大渋滞が起きている。

心の中はやるべき仕事で覆われて、身動きとれず1日1日が過ぎてゆく。

仕事に追われる毎日で、大切な事を考える暇もない。

果たしてこれが俺の目指していた生活なのか・・・

ずっとこのままは嫌だな。

そんなあなたに伝えたい。

仕事に追われない心のゆとり、欲しくない?

本当にチャレンジしたいことに、時間を使いたくない?

僕なら欲しい、絶対に。

奪われた時間を取り戻そうよ!

この記事では、タイムマネジメントを学ぶことで人生を有意義にする方法をお伝えする。

  • なぜ仕事の大渋滞が起きるのか?
  • 渋滞回避(タイムマネジメント)のメリットとは?
  • タイムマネジメントの具体的方法とは?

仕事に支配されるのではなく、逆に仕事の支配者になろう。

目指すぜ!

Chrono Master(クロノ・マスター / 時間管理のエキスパート)への道!

1. なぜあなたの仕事は終わらないのか

『もーっ!!毎日毎日残業やんけ!!』

その問いの答えを突き詰めると、必ず次の2つにぶち当たる。

  1. 仕事の効率が悪い
  2. 仕事量が多すぎる

これ以外の理由はないのだ。

ほんと単純な話なんだけど、一つ一つの仕事にかける時間が長くて、一日の仕事量が多ければ早く帰れるわけないよね。

実は、菊之進。ここ数週間、仕事が遅くて悩んでる後輩たちをこっそり観察していた。

『なるほどね、こりゃ帰れんわ!』

  • 得意先で仕事の安請け合いをしちゃう
  • 本来、他部所へ任せるべき仕事を抱え込む
  • たった一通のメールを書くのに30分以上悩む
  • 仕事を効率化するための仕事をしてない
  • 一つの仕事を終えるまで集中できない
  • 電話やメールをついつい気にしちゃう
  • おしゃべりが多い
  • 仕事を終える時間を決めずにだらだらしちゃう

『確かに全部、仕事量と効率の悪さが原因だね』

気持ちは分かる。

自分ではかなり頑張ってるつもりなんだけど、仕事が全然終わらないんだよね。

でもそこから抜け出さなきゃ。

仕事を効率化して、適切な仕事量に調整していこうぜ!

これがいわゆるタイムマネジメントってやつだ。

『毎日がノー残業デー!も夢じゃない』

2. タイムマネジメントで得られる一番のメリット

自分と向き合うための時間をたっぷり手に入れる!

30時間/月

これは、僕が実際にタイムマネジメントに取り組んで手に入れた時間だ。

やばいでしょ!どれくらいやばいかって!?

30時間あれば・・

  • FF15を余裕でクリアできる
  • 毎日1時間ジムで筋トレできる
  • 時給千円なら三万円分の収入と一緒
  • 頑張れば日商簿記3級の資格が取れちゃう

これだけの時間があれば、心にゆとりもできる。

何より、あなたのチャレンジしたいことに時間を使えるよ!

次の章では、タイムマネジメントの具体的な実践法について6つの流れで紹介する。

3.タイムマネジメント実践!〜6ステップ〜

よく「時間がない。時間がない」っていうけれど、そんなこた〜ない。

森林浴しながら「酸素が無い!」と言ってるのと一緒。

僕たちにはいつも時間があるよ。

つまり「時間がない」のではなく「効率的な時間の使い方」が分からないだけなのだ。

以下に示す6つのステップを実践し、効率的に時間を使えるクロノ・マスターになろう!

① 誓いの言葉〜Not to do リストを作る〜

あなたもto do リストは作ったことがあると思う。

でも逆にnot to doリストは?

実はこれがめちゃくちゃ大事!

制約と誓約

制約と誓約(ハンター×ハンター) 出典:マンガガタリ

僕の大好きなアニメ【ハンター×ハンター】の中でも実践されている。

クラピカってキャラが、自分の心臓に見えない鎖を刺すんだけれど・・

約束を破れば、即座に鎖は心臓を貫きクラピカは死んでしまうのだ。

どんな約束かっていうと、自分の能力を最大限に引き出せる代わりに、能力を使う対象を限るっていう約束。

つまり、これは絶対にしない!って誓い。

制約と誓約

しないことを決める!っていうのも目的を達成するために必要だ。

僕のnot to doリストはこんな感じ。

  1. 20時半以降は仕事をしない
  2. 休憩時間に仕事はしない
  3. 家では仕事はしない
  4. 仕事中におしゃべりしない
  5. 他人の課題を引き受けない

万が一、これらの約束を守れなければ・・

② 志事か仕事か見極める

タイムマネジメントの根幹がコレだ。

いかにして限りある時間を、自分のチャレンジしたいことに使えるか。

その為には、まず「自分がチャレンジしたいことは何か?」白黒ハッキリさせよう!

こころざし 出典:eパートナーズ

志事の「志」には「こころざし:自ら決めた事を目指す心」と「厚意:思いやりの心」の意味がある。

対して仕事の「仕」には「目上の人のそばにいて、その人へ奉仕する」と「日常業務」の意味がある。

志はこころざさないと出来ないこと。

そして必ず自分のため、誰かの為になること。

だから僕は大切に思う。

きっとあなたの中にもあるだろう。

こころざし、チャレンジしたい事。

『あなたは何にチャレンジしたい?』

志の例

  • 自ら立ち上げたプロジェクトで成功したい
  • 自分の能力を一段と高めたい
  • 仕事の効率を更に上げたい
  • 仲間にもっと貢献したい
  • お客さんにもっと貢献したい

ここがハッキリしたら、いよいよ次のステップだ。

③ 仕事を整理する

基本的に明日へ振り分ける

可能な限り明日へ振り分ける

今日舞い込んだ仕事を次の3つの棚に整理しよう。

  1. 明日やれば十分間に合う棚
  2. 今日帰るまでにやらなければならない棚
  3. 今すぐやらなければならない棚

上記の様に3つの緊急度に仕分けするのがミソ。

仕分けの大原則は、明日でいいことは明日の棚に入れること!

基本的には明日の棚へ全部投げよう!

今日の棚は極力開けておく。

なぜかって!?

明日でいいレベルの仕事に今日、意思力を使っていたら勿体ないからだ。

時間も有限だけど、意志の力も有限だから。

なるべく意志の力が有り余ってるうちに、特に1日の最初に志の事をやるためにね!

だから、今日の棚は開けておく。

本当にチャレンジしたいことに意志と時間を使うって作戦だ。

④ 志事と仕事を実践する

あとはやるのみ!この順で。

  1. 1日の初めに志事(チャレンジしたいこと)を実践する
  2. 昨日の時点で「明日やる!」と決めていた仕事を一つずつこなしていく

そして忘れてはならないのがコレ。

「今すぐやらないといけない仕事」や「今すぐではないけれど、今日中の仕事」だ。

こちらも「本当に今すぐなの?、本当に今日中なの?」と自問自答しながら必要あらば対応しよう!

⑤ 実践結果を採点する

実践した結果を「さて何点だったかな?」って採点してみる!

なぜ点数が悪かったのか

なぜ仕事が終わらなかったのか。

その答えは必ず次の2つに集約される。

  • 仕事量が多すぎる
  • 仕事の効率が悪い

可視化しながら振り返ることで、問題が見えてくる。

そしたら、次のメンテナンスへバトンタッチ!

⑥ メンテナンス

チェックリストの仕事量が多いのなら、少なくしよう!

例えば、5年目の先輩と1年目の新入社員ではこなせる量が違う。

『無理に背伸びしなくて良いのだ!』

今の自分にあった仕事量に調節しよう。

依頼ごとをすべて引き受けずにNO!という勇気も大事。

仕事の効率が悪いのなら、効率化への工夫をするべし。

志事が出来ない日が続いた→今すぐやらなくていいことを今すぐやっている可能性あり。

おしゃべり多かった?→おしゃべりしてしまう人から遠ざかる、環境を変える。

衝動に負けて集中力落ちた?→衝動を小出しにせずに、後でまとめて叶えてあげる。

などなど。

満足のいく毎日になるように仕事量と質に最適化をかけていこう!

以上がタイムマネジメントの6ステップ実践法だ。

さて次の章では、実際にタイムマネジメントを行う上で必要な、8つの隠し味を紹介しよう。

僕が身にしみて感じたことを集約した。

4. 優れたタイムマネジメント〜8つの鉄則〜

クロノ・マスターが心得るべき8つの鉄則についてお答えしよう。

① 志事は毎日行う、1日のスタートに行う

② 一つのことを終わらせるまで次の仕事はしない(集中力を途切らせない)

③ 制限時間(終了時間)を決め集中する

④ 集中力が切れかけたら少しだけ休憩する

⑤ 誘惑は紙に書いて後で満たそう

⑥ 明日やるリストを前日までに必ず作る 

⑦ 抵抗感のある仕事を先にする

⑧ 緊急度の低い仕事を早めにする

この中でも特に⑤、⑦、⑧は気をつけるポイントだ!

⑤(誘惑)は集中力を長続きさせない元凶そのもの。意識して制御しよう。

⑦、⑧(抵抗感のある、緊急度の低い仕事)に関しては、普通の人は逆になりがちだ。

簡単に取りかかることができ、すぐに終わりそうな仕事から手をつける傾向がある。

でもそうなると、大切な仕事なのに難しそうなものは全部後回しになってしまう。

「まだ締め切りまで余裕あるから明日でいいや」

が続きに続いて、結果締め切りギリギリか間に合わなくなって怒られる。

そんな経験あるよね!?

だから⑦、⑧は特に意識が必要。

締め切り前に余裕を持って終わらせるクロノ・マスター目指そうぜ!

次の章では、僕が実際に6ステップのタイムマネジメントを実践した結果を発表する。

5. タイムマネジメントを実践してみた結果発表!

① 採点結果発表

タイムマネジメント

菊之進も実践!2週間分の採点結果

② どれだけの時間を節約できたか。

平均1.5時間/日

夜10時の帰宅が夜8時半の帰宅になった!

一ヶ月で1.5時間/日×20日=30時間の計算だ。

③ 集中力をダメにする誘惑は何だったか。

  • スマホのバイブ(仕事のメールすぐ見たくなる)
  • スマホの着信(電話の用件すぐ片付けたい)
  • 簡単ですぐにできる仕事をやりたくなる
  • おしゃべり
  • 上司からのお願い(本当に緊急?)
  • 得意先からのお願い(今すぐの用件?)
  • 後輩からの質問(緊急?)
  • SNS(プライベート)

明日でいい案件を、すぐできるからといって、今日その都度取りかかるのは良くないと反省。

分かっていても、癖でやっちゃうんだよね。

チャレンジしたい事への集中力が、その都度途切れちゃうから、これは徹底しないと!

あと、おしゃべりね(笑)

④ 志事にちゃんと向き合えたか

  • お客さんとの面談効率を上げる仕組みづくりができた
  • チームに貢献する時間を作ることができた
  • 自分自身のスキルアップに磨きをかけることができた
  • 大事なイベントの企画に取りかかることができた

タイムマネジメントを実践すると、今日という日に余裕ができる。

結果としてチャレンジしたい事や向き合いたい事に取り組めた!

⑤ オフテスト

タイムマネジメントも慣れてきた頃に、一回元に戻して見た!

タイムマネジメント実践前の状態にね。

すると大変なことが・・・

四六時中そわそわする(今日やることはなんだったかな??って何回も何回も確認)

時間通りに帰れる気がしない(仕事量が読めず、帰れる見通しができない)

実際、予定時刻に帰れない。

仕事が残る。

「こりゃだめだ!」

改めてタイムマネジメントスキルの必要性を確認できた。

⑥ 学び

  • 今すぐやるべき仕事は、意外と少ない(せいぜい1日、1件あるかないか)
  • 5分に一回見ていた携帯を60分に一回にすると集中力が持続!
  • 誰にも邪魔されない環境が、集中力UPのために必須
  • 自分だけでなく、相手から自分に向けた衝動も制御しなくちゃ!
  • おしゃべりを封印するのは意外とキツイ
  • 抵抗感のある(苦手な)仕事から先に終わらせると、気が楽!心に余裕が
  • 抵抗感のある仕事は、分割して小さな単位にして取りかかると楽
  • 明日に振り分ける仕事が多すぎる時は、明後日に振り分けてOK
  • 逆に今日、時間に余裕があれば明日やるリストから仕事の前借りOK
  • イレギュラーだと前々から分かってる日は、仕事を少なめに割り振るべし!
  • 1日24時間の使い方というミクロの視点だけでなく、1年365日のマクロの視点からも役立つ

以上、菊之進がタイムマネジメントを実践して学んだ事だ。

『明らかにこれは使えるぞ!!』

という感想。自信を持ってオススメできる。

僕がタイムマネジメントで実際に使っていたアプリはこちら。

6. タイムマネジメントおすすめアプリ

iphoneアプリならこちらがオススメ!Checklist – 使いやすいチェックリスト 

Checklist – 使いやすいチェックリスト デベロッパ:Junji Murakami

オススメな理由は、とにかく使いやすいから!

説明書なんか読まなくても、即チェックリストを作ることができる。

!(ビックリマーク)の数で優先順位をつけられるのもイイね。

僕の場合、

!!!(ビックリマーク3つ)で志事をやる。

!!(ビックリマーク2つ)で今すぐの事。

!(ビックリマーク1つ)で今日中。

って定義して使っている。

ビックリマーク以外は、昨日作成しておいた今日(やるべき仕事)のチェックリストだ。

完了した仕事をチェックすると◉の印がつくから気持ちいい。

チェックリスト

菊之進のチェックリスト

このアプリを使って、月曜〜金曜まで行った1週間分の仕事を振り返ってみると面白いことに気づく。

僕の場合は月曜、金曜の仕事量が多いのだ。

その一方で水曜、木曜の仕事量が少ない傾向があった。

ってことは、仕事が多い日は、仕事が少ない日に仕事量を分配するとうまくいくね!

ちなみにこのアプリ、アンドロイド版はない。

しかしながら、同じ様にシンプルで使いやすいアプリは多数あるのでチェックして見て欲しい。

チェックリスト おすすめアプリランキング | Androidアプリ – Appliv

7. タイムマネジメントおすすめ本

仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則・完全版

書店で読んだどの本よりもしっくりきた。

朝型人間になれ!

とか30分前行動を!

とか締め切り3日前に!

などといった他の本にありきたりな、そんなものではない。

というか、それはそもそも結果論。順序が逆なのだ。

タイムマネジメントができるからこそ、朝型にもなれるし、30分前行動ができるし、締め切り前に余裕で提出ができるのだ。

それはさておき。

僕たちがこれまで会社で当然だと教わり、信じて貫いてきたタイムマネジメント。

  1. to do listを作れ!
  2. 優先順位をつけろ!
  3. 今できることは今やれ!すぐやれ

これら常識は跡形もなく崩壊する。

むしろ逆効果だと実感する。

仕事に追われない究極の仕事術。自分と向き合う時間の大切さ。

是非、一度手にとってみて欲しい。

8. まとめ

あるソプラノ歌手がこんなことを言った。

The ultimate of being successful is the luxury of giving yourself the time to do what you want to do.

究極の成功は、あなたがしたいことをする時間をあなた自身に与える贅沢よ。

彼女の名前はLeontyne Price(レオタイン・プライス)

僕も彼女のようにありたいと思う。

クロノ・マスターを目指して。

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