仕事がデキる!要領いい人がやっている「段取り」の秘訣3選

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菊之進

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どうも!菊之進です。

今日は、仕事がデキる人、要領がいい人がやっている「段取り」の秘訣、段取りよく仕事を行うためのポイントやコツをご紹介します。

仕事の段取りとは何か?それは一言で言うと先を読む力のことです。前もって仕事の流れを推測し見込みをつけて先手を打つ。そうすることで、起こりうるミスを事前に回避しながら、時間の無駄を削り、最大の成果を出すことができます。段取り上手な人は仕事の質が高いだけでなく、仕事を効率よくスムーズに進めやり遂げることができるのです。

その一方で、段取りが悪いと、無駄な作業やミスが増えて仕事が非効率になりその分時間もかかってしまいます。「仕事の抜け漏れがおおい」「時間通り終わらないことがよくある」という人は、本動画で紹介する方法を実践していただければ、心に余裕をもって的確な仕事ができるようになるでしょう。

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それではどうぞ!

1.段取りの語源について

段取りを実践する前に、その語源について知っておくとより理解が深まる。実は段取りの言葉の由来には二つの説があるのだ。

一つ目は、歌舞伎の楽屋用語からきているという説。「段」とは話の一区切りや一幕のことで、その区切りを1つ1つ進めていくということを、段を取ると言った。

お芝居をするにあたって、段ごとに起承転結、それぞれの役割がある。その構成や流れの組み立てをいかに上手くできるかで、お客さんを感動させる面白い芝居になるかどうかが決まる。つまり段取りとは、最高のクライマックスにつなぐための準備であり工夫であると言える。

続いて、段取りの由来の二つ目。土木用語から発展したという説がある。その昔、大工さんが石段を作る際に、坂の傾斜を見て何段にするか見積もることを「段を取る」と言ったそうだ。

昔の人は目分量で石段をつくっていたので、段によって高さや面がばらついていた。たしかに古い建築物の石段は、高さが微妙に違って上り下りのときにつまづきやすいことがある。完成した石段が昇り降りしやすいかどうかをみて「段取りが良い・悪い」と表現していたのだ。

これをきっかけに、段取りという言葉は、今現在、仕事の場面でもよく使われるようになった。完成度の高い仕事を効率よくこなすという意味合いで世に広く浸透した。

以上二つの説からして、「段取り」という言葉は最高の仕事をするために誕生したことがわかる。

2.段取り八分の仕事二分

「段取り八分の仕事二分」という格言は、仕事の事前準備が大切であることを説いている。

事前にきちんと段取りすることで、8割方の仕事は完了したも同然だという意味合いだ。気合と根性で場当たり的に仕事をこなすよりも、十分な下調べや準備をして仕事を進める手順をきっちりと決めておいた方が、結果として仕事の質もスピードも上がる。

料理をイメージするとしっくりくる。味の決めては「下ごしらえ」にあり!とはよくいったもので、どんなレストランでも「調理の前準備・仕込み」をきちんとおこなう。食材にひと手間加えることによって、料理の味が数段変わって美味しくなるからだ。さらに注文を聞いてから料理をだすまでの時間も短縮できる。

お客さんに速やかにおいしい料理を提供するために「仕込み」があるのと同様に、与えられた時間の中で最高の仕事をやり遂げるために「段取り」がある。次のコーナーでは、仕事で上手に段取りをするコツをご紹介する。

3.要領がいい人がやっている「段取り」の秘訣3選

①着地点を決めてタスクを整理する

段取りの中で一番大切なのが最初に着地点を決めること。ゴールをはっきりとイメージすることから段取りがはじまる。着地点が決まったら、次にやるべき仕事を細分化していく。仕事を分解して時間を見積りスケジュールにあてはめるのだ。各ステップを時間で区切って「何をいつまでに取り掛かるか」をハッキリさせる。

この時のポイントは次の3点。

  • 重要な仕事ほど午前中に割り当てる(朝の1時間は夜の3時間に匹敵すると言われるほど、頭が冴えて高い集中力を発揮できる。そういったことから、頭をつかう仕事は午前中に、頭をつかわない単純作業は午後にスケジューリングすることをお勧めする)
  • 類似タスクはまとめて行う(メール業務に電話連絡、資料作成から上司への相談など似たようなタスクはグループに分けて、1日の同じ時間帯にまとめて片付けたほうが効率がよくなる)
  • 空白の時間も設けておく(仕事にアクシデントはつきもの。突発的な事態にも対応できるようにスケジューリングの段階では、30分〜1時間ほどの時間を設けよう。そうすることで心に余裕ができる)

以上3つのポイントを押さえながら計画を立てることで質の高い仕事を早く行うことができる。

②複雑な仕事は細分化する

段取りのコツは、複雑な仕事を細分化できるかどうかにかかってる。早めにやらなきゃいけない重要な仕事に限って、なかなか手がつけられず後回しになることはないだろうか。

作業内容が複雑でいまいちはっきりみえないものほど、心が拒否して予定よりも時間がかかってしまうものだ。そういう厄介な仕事は、とにかく思いつくままにやるべきことを箇条書きにしてみる。書き出したものが、苦にならないくらいまで細分化する。

こちらも料理に例えるとわかりやすい。

例えば、「ピザを作る」という工程を書き出してみる。ピザをつくるには、「生地作り」「ソースを作る」「焼く」「仕上げ」の4つの工程をふまなければならない。しかし、これだけでは漠然としすぎていてイマイチ見えてこない。そのため、ここからさらに細分化する。

出典:いまさら聞けない8つのガントチャート基礎用語&タスクを洗い出すときの注意点 (1/2)

細分化するとご覧のようになる。先ほどより分かりやすくなっていないだろうか。見えないものを見える化したことで、心のつかえが取れたような気持ちになる。

仕事でも同じ。先延ばしにする仕事ほど、具体的な工程が見えていないので、細分化してあげる。そうして、自分の腑に落ちるところまで見える化することで、これなら自分でもできるという安心感につながる。

めんどうかもしれないが、実際やってみると、自分が何に対して悩み時間をかけているのかが明確になり、それに対する解決策までみえてくるのでおすすめだ。

③ヌケモレをなくす

仕事の抜け漏れをなくす上でとても効果的なのがチェックリストの活用である。

細分化した業務内容を項目ごと書き記して、完了したらレ点を入れていくリストを作ろう。優秀な人、ベテランな人ほど「え、今更チェックリスト?」と思うかもしれないが、これには想像以上のメリットがある。

チェックリストの3つのメリット

  • 仕事に抜け漏れがでない(頭の中の記憶ではなく、目に見える記録に従うことで仕事の精度があがる)
  • ミスの発生を未然に防ぐことができる(自分の仕事の正確性について第三者に確認してもらってるようなもの)
  • 「次は何をするんだったかな?」と迷う時間がなくなる(脳に対する負荷を最小限に押さえられる)

つまり、仕事のクオリティを100%に近づけるためにチェックリストは役立つということだ。

4.仕事の段取りを計画するときの注意点

①ギリギリでやらない

「急いてはことを仕損じる」という言葉があるように、なんでもギリギリで取り掛かると、焦りから失敗しやすく、急いでしたことが無駄になってしまう。段取りよく仕事をするには、締め切り日より数日前にはもうその仕事は終わっているくらいの感覚で、早め早めにとりかかることが肝心だ。ラストスパート思考ではなく、ロケットスタート思考になることが重要。

②1日のスケジュールを詰め込みすぎない

スケジュールがパンパンだと、心に余裕がなくなるばかりか、急なアクシデントにも対応できなくなる。1日のなかである程度のスキマ時間は必要。そもそもの仕事量が多い場合は、「やらなくてもいい仕事」を断捨離したり、同僚からの仕事の依頼でキャパを超えそうなものがあればうまく断らなければらない。

③失敗したら振り返りと改善を

段取りをしたからといって全てがうまくいくとは限らない。きっと何かしらの失敗を経験するだろう。しかしそんな時は、失敗をそのままにせずに、段取りの仕方を改善することに力を費やしてほしい。「どこを間違えたのか」を把握し「何を修正すればいいのか」の打開策をだす。そうれすれば仕事の質もスピードも自ずと上がる。

5.まとめ

はじめに段取りの語源についてだが、これには二つの説がある。歌舞伎の楽屋用語からきたという説と大工さんが使う土木用語から発展したという説だ。いずれの説にも共通するのは、「段取り」という言葉は、最高の仕事をするために誕生したということ。最高の仕事というのは、よりスピーディーに、より的確に、よりお客さんが満足してくれる、この3つを満たした仕事である。

ではそのような仕事をするためには、どうしたらよいか?事前準備をきちんと行う。十分な下調べや準備をして仕事を進める手順をきっちりと決めておいた方が、結果として仕事の質もスピードも上がる。それを表す格言として「段取り八分の仕事二分」という言葉が世に広まった。

つづいて、「段取り」を上手におこなう!要領よく仕事をこなすための秘訣を紹介した。

  1. 着地点を決めてタスクを整理する
  2. 複雑な仕事は細分化する
  3. ヌケモレをなくす

最後に仕事の段取りを計画するときの注意点だ。

  1. ギリギリでやらない
  2. 1日のスケジュールを詰め込みすぎない
  3. 失敗したら振り返りと改善を

以上。仕事で最高の段取りができるといいですね!応援しています。それではまた。

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