上司に仕事の相談をするベストタイミングと切り出し方6選!

上司に仕事の相談をするベストタイミング

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菊之進

働く20代のためのビジネス情報専門家。明るく、楽しく、幸せにがモットー!

どうも!菊之進です。

今日は、上司に仕事の相談をするベストタイミングと切り出し方についてご紹介します。

こんなあなたへ

  • いつも忙しそうにしていてなかなか質問できない
  • ほうれん草のタイミングが掴めない
  • 質問するたびに上司の業務を中断させてしまい罪悪感を感じる
  • 自分のせいでイライラしているのではと不安に感じる
  • どう話して相談すべきか迷っているうちに時間が過ぎてしまう
  • 聞きたいことが山ほどあるのに聞けなくて業務に支障をきたしている
  • 上司に相談する際のコツを知りたい

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菊之進
それではどうぞ!

0.部下の質問に対して上司が思う本音

上司から「困ったことがあったら何でも聞いてね!」と言われたはずなのに、
いざ聞いてみると「それくらいは自分で考えてね」と言われたことがあると思う。彼らの本音は一体どっちなのだろうか。

答えは両方だ。

「困ったことがあったら助けたい。けれど何でもかんでも手当たり次第の質問はしてほしくない」というのが本音。

若手育成におけるゴールは自立してもらうことなので、自力で問題解決しようとする姿勢も大事にしてほしいという願いが込められている。

これに加えて、特に忙しい上司は、「教えてあげたいけれど、あまり時間がとれないから、質問のタイミングや仕方も考慮してほしい」と内心思っている。

1.上司に相談するベストタイミング

結論から言うと、緊急性や重要性の高い質問なら、上司の作業の手を中断させても相談すべきだ。彼らもそう願っている。例えば、次のような物事に関する質問は素早くした方がいいだろう。

  • 営業車で事故をおこしてしまった
  • 仕事で失敗して得意先から大クレームがきた
  • 大きな商談のチャンスが舞い込んできてすぐにもアクションに移したい

すぐに相談しなければ、事態が悪化し会社の信用を失ってしまうことや、ニ度とない好機をのがしてしまうような相談事は、早めに連絡しなければならない。

では、緊急性や重要性がさほど高くない(急を要さない)質問は、いつするのがベストだろうか。それは、上司の手が空いた時や忙しくない時にするのが良い。

  • ちょっとした休憩時間(コーヒーやタバコで席を立ったとき)
  • お昼休みに入った前後
  • 朝礼の直後
  • 会議が終わった直後
  • 朝一で会社に来て上司が来るタイミング
  • 上司同行の車の中で
  • 仕事の指示があった直後

このように、上司が自分の仕事に一区切りつけてゆとりのある時や、あなたのために時間を割いてくれているときが狙い目だ。

あらかじめ聞きたかったことを箇条書きにしておいて、まとめて質問しよう。一つずつ小出しにしてその度に質問されるよりも、まとめて聞いた方が上司側も助かる

上司が外出中だったり、出張で留守にしていて直接聞けない場合は、相談内容をメールでおくってもいい。メールなら、上司が都合の良いときに確認して返信してくれるので、あなたが相談を持ちかけるタイミングを気にする必要もない。

以上のことを試してみても、いまいち、質問をするタイミングがわからない場合は、同僚が上司に相談をもちかけている時間や場所を参考にしよう。

2.質問するときの鉄則

質問する時の鉄則は、自分で確認したり調べたりすれば分かることは聞かないということ。

上司から「いつでもなんでもわからないことがあったらすぐ聞いてね」と言われたかもしれないが、それは建前ではあって本音ではない。冒頭でお話した通り、上司の本音はいち早く自立してもらうこと。

たとえば、ネット検索すれば分かること、マニュアルを読めば分かること、メールを読み直したら分かること、メモ帳を見返せばわかることなどは、自力で調べるようにしよう。その方が、自分のためにもなるし「自発性がある」と上司の評価もプラスに働くだろう。

一度教えてもらったことを何度も聞き直してしまう人は、ボイスレコーダをお勧めする。教わったことを後から何度も聞き直せるので、上司に迷惑をかけないからだ。最近ではボールペン型のボイスレコーダーが人気。胸ポケットに刺しておけば、バレずに録音できる。

人気があるボイスレコーダー:ボイスレコーダー 小型 icレコーダー

3.相談に乗ってもらう時の声の掛け方

「仕事の事でご相談があるのですが、今少しお時間よろしいでしょうか」と尋ねよう。上司に声をかけるタイミングは、上司が忙しくしていないタイミングを見計らう。

4.相談するときは結論から

ビジネスでは、「最初に結論!なるべく完結に話をまとめる」という約束事がある。例えば、こんな感じだ。

「〇〇の件で悩んでいます(最初に結論)」
「具体的には、A案とB案のどちらで進めていけばよいのかで悩んでいます」
「A案の場合は、〇〇ですが、B案の場合だと〇〇になりそうです」
「よって私はA案ですすめようと考えていますが、課長のお考えを是非お聞かせ願えますか」

最初に、何の件で悩んでいるのか伝えることで、相手も話を呑み込みやすい。

口下手で上手く話がまとめられないと言う人は、説明下手を改善する3つの方法!伝わる話には『型』があるをご参考に!

5.自分なりの考えも用意しておく

自分なりの考えを持って質問してくる人には上司も関心する。「頑張って調べてきたけど、ここまでしかわからなくて聞きにきました」という姿勢はやはり大事だ。

例えば何かを企画するなら、いくつかの案を出し、それぞれのメリットとデメリットを書き出して、それを持って上司に判断や意見を仰ぐようにしよう。

6.資料をみせると相談しやすい

口頭で頑張って質問するよりも、資料を見せながら話したほうが相談しやすいことがある。時系列に沿って要点を書いたものを印刷しておくとか、パワーポイントを使ってデータをまとめておくととかすると、上司も状況を把握しやすく、より的確にアドバイスできるだろう。

実際に、人は情報を得る際に約8割を視覚(目)に頼るという研究が数多く存在する。何か相談したいときは資料を見せながら話してみよう。

7.アドバイスをもらったら結果報告する

意外と忘れてしまうが、相談に乗ってもらったら感謝の気持ちと一緒に、結果報告をしたほうが良い。(報・連・相)報告・連絡・相談の報告の部分だ。

もらったアドバイスを元に行動した結果、どうなったかという報告があると、上司も安心しますし、嬉しい気持ちになる。信頼関係も築けるだろう。良い関係を築くことができれば、あなたから質問せずとも、上司の方から「頑張ってるね、調子はどうだい?」と声をかけてくれる機会が増える。

8.まとめ

上司に仕事の相談をするベストタイミングは、緊急性や重要性の高い質問なら、上司の作業の手を中断させても相談しよう。それ以外の質問は、上司の仕事が一区切りしたタイミングがベスト。

質問するときの鉄則は、自分で確認したり調べたりすれば分かることは聞かないということ。相談に乗ってもらう時の声の掛け方は、「仕事の事でご相談があるのですが、今少しお時間よろしいでしょうか」で問題ない。

相談するときのポイントは結論から話すこと、話を完結にまとめること、自分なりの考えも用意しておくことだ。また、口頭だけでなく資料など視覚的なものもいっしょに準備しておくと、上司からの理解が得られやすい。

最後にアドバイスをもらったらそのままにせず、感謝の気持ちとともに結果報告ができれば完璧。ぜひ、試してみてください。それではまた!さようなら。

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