会議資料の作り方!相手に伝わる見やすい資料を作るコツ4選

見やすい会議資料作成のコツ

ABOUTこの記事をかいた人

菊之進

働く20代のためのビジネス情報専門家。明るく、楽しく、幸せにがモットー!

どうも!菊之進です。

今日は、相手に伝わる見やすい会議資料の作り方とコツを紹介します。会議資料というと、予め準備しておく配布資料と、発表時に使うプレゼン資料の二つが想定されますが、この記事では配布資料の方にフォーカスして、お話しします。

プレゼン資料の作り方についてはかっこいいプレゼン資料をデザインするための全知識をご参照いただけると嬉しいです。

こんなあなたへ

  • 会議で発表を任された
  • 新人職員を対象とした研修を任された
  • 人前で話すことにあまり慣れていない
  • 会議での発表経験が浅くて心許ない
  • 上司から発表資料のダメ出しされた
  • 今よりもっと生産的な会議をしたい
  • 参加者が飽きない発表をしたい

記事の内容を動画で聞きたい人はこちら

▶︎YouTube:会議資料の作り方!相手に伝わる見やすい資料を作るコツ4選

菊之進
それではどうぞ!

1.会議資料をつくるメリット

会議資料をつくるメリットは主に次の3点があげられる。

  • パッとみるだけで会議の要点が掴める
  • 口頭説明だけでは分かりづらい部分まで補える
  • 会議が終わった後にいつでも確認できる

会議資料があったほうが、なかったときよりもメリットは大きいが、一つ気をつけてほしいことがある。それは、見やすく相手に伝わる資料作りには大事な約束事があるということだ。

2.会議資料をつくるときの3つの約束事

会議資料を作成する時の約束事は次の3つ。

  • 参加者が短時間で素早く内容を理解できる
  • 長々とした文章を入れない
  • 会議の目的にあわせて必要最低限の情報に絞り込む

可能な限りシンプルに!分かりやすく!短く!を意識しよう。

3.会議資料の作り方について

相手に伝わる見やすい資料は、次の3STEPで作ることができる。

  1. 会議の目的を明確にする
  2. 資料の基本骨格をつくる
  3. 肉付けする

それでは、それぞれ順番にみていこう。

①会議の目的を明確にする

目的がハッキリしていれば、資料の構成もくっきりみえてくる。「誰にむけて、何をしたいのか」を書き出してみよう。例えばこんな感じに。

  • 参加者の教育のために、スキルの向上を狙いたい
  • 参加者と話し合って何か物事を決定したい
  • 参加者からたくさんのアイデアを引き出したい
  • 参加者に新しい企画や商品などを提案したい

このように会議を行う目的を書き出したら、次にその目的を達成するための流れをイメージする。

②基本骨格を考える

会議の目的がハッキリしていれば、会議資料の基本骨格は比較的簡単につくれる。まず、会議資料の冒頭に、会議の目的を書く。それ以降の流れは、目的を達成するための材料を入れるだけである。

例えば、「上司に自分の企画を通したい」という目的でおこなう会議であれば、次のような構成で資料を作成する。

<タイトル>(日付)
<1.提案>提案の内容を書く(会議の目的)
<2.背景>その裏側にどういう事情や経緯があるのか
<3.目的>提案の狙いはなにか?何を実現したいのか。自分なりの考えや意見をまとめる
<4.スケジュール>いつまでにどのように進めていくか
<5.課題>目的を達成するために解決しなければならない問題など

この中で、2~5の見出しは、1の提案を通すための材料であると考えよう。各材料をつなぎ合わせれば、資料の基本骨格が完成する。

③肉付けする

おおまかな骨格ができれば、あとは要点を肉付けして資料を完成させよう。この時の注意点は、だらだら長く書かないこと。参加者に「読む努力」をさせないというのがポイントだ。

4.相手に伝わる見やすい資料を作る4つのコツ

①箇条書きで書く

文章で書く必要はない。文章にすると参加者に「読む努力」をさせてしまうからだ。箇条書きの方が分かりやすく見やすく相手に伝えられる。

次に示す文章のBefore-Afterを見てほしい。箇条書きの方が圧倒的に読むのが楽に感じないだろうか?読み手のエネルギーを最小限におさえることが大切だ。

ちなみに、最高品質の会議術という書籍の中では、13文字以内の箇条書きが推奨されている。人間が一度に知覚できる文字数は、少ない人で9文字、多い人で13文字だと言われているからである。

著者の前田鎌利(まえだかまり)さんは、ソフトバンクの会長、孫正義氏からプレゼンで何度も一発OKをとったことで知られ、現在はプレゼンテーション協会 代表理事を勤められている。

②A4一枚におさめる

会議資料というのは、あくまで発表の補助にすぎない。不安になって、ついつい余計なことまで書き過ぎてしまう人も多いが、そこはぐっと堪えよう。

会議資料の鉄則は「極力無駄を省きパッと見て内容理解がはやいもの」なので、A4で1枚におさまるくらいの資料が程よく、参加者に好まれる。本の目次をつくるイメージで資料作成にとりかかるとうまくいくだろう。

細かい部分は会議の本番で口頭説明したり、必要に応じて相手にメモしてもらえれば十分。

「A4一枚」から始める最速の資料作成術 社内プレゼン一発OK!という書籍でも、その名の通りA41枚で伝えることが推奨されている。著者の稲葉 崇志さんは、NTTグループや日本IBMでコンサルタントとして活躍されたされた方だ。

③表やグラフを活用する

言葉だけの説明よりも、表やグラフがあったほうが分かりやすい。会議の目的を達成するために使えそうなものがあれば、補助資料として付け加えよう。

まとまった情報やデータを見せたいときは表を、数値を比較したいときは棒グラフを、変化を見せたい時は折れ線グラフを、割合を見せたいときは円グラフを、用途に応じて使い分けよう。

④文章を校閲する

校閲とは、文書や原稿などの誤りや不備な点を調べ、検討し、訂正することをいう。

  • 誤字脱字がないか
  • 文法に間違いはないか
  • フォントが統一されているか
  • もっと分かりやすい表現の仕方はないか
  • 無駄な文章がないか(削れるところはないか)
  • 内容に矛盾がないか

などなど。全体をざっくり見渡して問題のあるところを修正したら完成だ。

5.まとめ

会議資料を作成する時の約束事は次の3つ。

  • 参加者が短時間で素早く内容が理解できる
  • 長々とした文章を入れない
  • 会議の目的にあわせて必要最低限の情報に絞り込む

会議資料の作り方は次の3STEP。

  1. 会議の目的を明確にする
  2. 資料の基本骨格を考える
  3. 肉付けする

相手に伝わる見やすい資料を作るコツは次の4点。

  1. 箇条書きにする
  2. A4一枚におさめる
  3. 表やグラフを活用する
  4. 文章を校閲する

是非、試してみてほしい。最高の会議ができることを願っています。

最後、補足です。今回の記事は主に会議の配布資料の作成を念頭におきましたが、パワーポイントなどで発表用のプレゼン資料を作りたい場合もあると思います。

その場合は、かっこいいプレゼン資料をデザインするための全知識の記事を参考にしていただけると嬉しいです。プレゼン資料に欠かせないデザインの掟から、プレゼンストーリーの構成まで参加者を魅了するテクニックを網羅しました。

もう一点。効率的で無駄のない参加者全員が満足できる「上手な会議の進め方」については、正しい会議の進め方と全手順!会議進行に役立つ知恵袋付きの記事で詳しくご紹介しまきたので、ぜひ見てみてください。

どちらの記事もビジネスパーソンに人気で、これまでに約3万人の方々に見ていただいていますので、きっと求めていたヒントが見つかると思います。それではまた!

TOEIC500点以上のあなたに【特別なご案内】

これまで学んだ英語力を活かして在宅で英語の副業を始めませんか!?

  • 働きながらでも大丈夫
  • 英語がペラペラ話せなくても大丈夫
  • 1日たったの1時間の学習時間で
  • 時間や場所にとらわれない自由なライフスタイルを実現しよう

世界一ハードルが低い在宅翻訳起業(無料)はこちらから。